Onlinemöten kan förverkligas antingen så att alla mötesdeltagare är med på distans eller i form av ett s.k. hybridmöte. Ett hybridmöte är ett möte där en del av deltagarna deltar på plats och en del på distans. Också under ett sådant möte måste det finnas en klar ledare som ser till att mötet löper smidigt. Att leda ett hybridmöte kan vara utmanade. De som deltar på plats har en tendens att ta snabba talturer och kanske prata på varandra, vilket gör det svårt att höra för de som deltar på distans. Den som leder mötet ansvarar för att se till att alla deltagare kan delta på ett rättvist sätt. Det rekommenderas att försöka undvika hybridmöten, men det är inte alltid möjligt. Om någon inte kan delta på plats är distansdeltagandet en möjlighet att vara med i de gemensamma besluten som ska göras under ett möte.
Det är viktigt att se till att utrustningen för ett onlinemöte är tillräckligt bra, speciellt i de fall då bara en del av mötesdeltagarna är med online. Ett bra tips är att i början av mötet använda kameran och visa vem som alla är på plats. Det skapar direkt en lite mer personlig relation bland mötesdeltagarna, speciellt om många inte känner varandra från förut.
Så här leder du ett online- eller hybridmöte
Före mötet
- Fundera på vad mötets mål och agenda är.
- Fundera på vem som ska delta i mötet och vad var och ens roll är (facilitator, ordförande/föredragande, sekreterare, deltagare..).
- Förbered förhandsmaterial.
- Fundera på vad som är aktuellt med mötet, längd på mötet och eventuella pauser (försök med pauser efter varje 90:e min!).
- Fundera på förhand ut hur länge de olika ärenden kan väntas ta. Ett onlinemöte utan pauser eller aktiverande moment är alltför tungt om det är mer än ca 1,5-2h h långt. Be en av deltagarna att fungera som “tidtagare”, det kan vara svårt för den som leder mötet att hålla koll på tider och pauser. Var hellre tidsrealist än tidsoptimist. Det är synd att inte hinna gå igenom alla ärenden på grund av trötthet. Planera hellre in en annan tid då ni fortsätter.
- Fundera på förhand på olika verktyg och övningar som kommer användas under mötet. Testa eventuellt också användningen av de före mötet.
- Se till att sitta i ett lugnt och tyst utrymme där det finns snabb internetuppkoppling.
- Se redan på förhand till att det finns en gemensam chatt (eller liknande kanal) med alla mötesdeltagarna som kan användas vid eventuella tekniska problem.
- Skicka ut en inbjudan med mötets mål, agenda, förväntningar och möteslänk till samtliga deltagare.
- Be deltagarna logga in på plattformen 5-10 minuter innan mötet ska börja, så har man tid att lösa eventuella teknikproblem.
Under mötet
- Utse en sekreterare för varje möte. På så vis behöver du som mötesledare inte själv anteckna och kan se till att deltagarna som är på distans inte lämnas utanför.
- Gå igenom vem som är på plats och vilken roll alla har. Speciellt åt de som deltar på distans och inte har en fungerande kamera på är det viktigt att ta en runda.
- Be att alla har sin mick av då de inte pratar. På så vis blir det inte rundgång och övrigt störande bakgrundsljud hörs inte. Om en del av deltagarna sitter i samma utrymme försök att undvika prata på varandra eller ha interna diskussioner.
- Be deltagarna att alltid säga sitt namn före de pratar. Så vet alla deltagarna vems röst som hörs.
- Gå igenom mötes mål och agenda i början av mötet och vid behov även under mötet.
- Engagera övriga mötesdeltagare i mötets mål med jämna mellanrum, förslagsvis var 10:e minut.
- Håll inte långa monologer och föredrag. Skicka hellre ut ett bra förhandsmaterial.
- Kom överens om fortsatta åtgärder och utse tydliga ansvarsområden i slutet av mötet.
Efter mötet
- Under distansmöten är det extra viktigt att man är tydlig med de beslut som man tar, och att alla förstått dem. Skicka ut memot eller liknande sammanfattning till alla mötesdeltagare och speciellt till de som inte kunde delta i mötet.
- Koll upp To Dos från mötet och de olika ansvarsområdena med jämna mellanrum.
- Utvärdera de metoder som användes under mötet t.ex. utifrån deltagarnas feedback och ta beslut om eventuella utvecklingsförslag.
Tips på hur man kan göra deltagandet i möten online smidigare kan du läsa här. Och här hittar du en massa bra tips på gratis online verktyg som kan underlätta distansmöten.
Bild: Ri Butov på Pixabay
