Projektbeställning

Fastställd av förbundsstyrelsen 18.5.2022

Denna projektbeställning beskriver förbundets målsättningar det vill säga vad vi tillsammans vill uppnå med områdeslägren 2024. Projektbeställningen fungerar som linjedragning för stabens arbete och som underlag för projektplanen.

Linjedragningar kring områdesläger inom FiSSc

Ett områdesläger kan ordnas av 8-20 kårer, minimikrav på estimerat realistiskt deltagarantal är 300 personer per områdesläger
År 2024 kan fyra (4) områdesläger ordnas i FiSSc regi
Områdeslägret måste följa projektbeställningens ramar inklusive tidtabellen för områdeslägerprocessen (projektbeställningen publiceras senast i början av maj)

Samarbetet med förbundsstyrelsen

Lägerstaben och förbundsstyrelsen samarbetar under hela projektets gång. Lägercheferna och förbundsstyrelsen kommer överens om gemensamma spelregler och förfaranden i början av projektet. Lägercheferna får handslag av anvisad person/anvisade personer i styrelsen. Lägerstaben är en del av förtroendevaldorganisationen i förbundet.

Lägerstaben uppmuntras delta på olika gemensamma evenemang för förtroendevalda, exempelvis vårsemi, för att kunna bolla tankar och idéer med andra lägerstaber och övriga förtroendevalda.

En tydlig stipendiestruktur skapas och marknadsförs aktivt i samråd med förbundsstyrelsen. Stipendieutdelningen har en skild arbetsgrupp med representanter från kanslipersonalen. Förbundsstyrelsen godkänner stipendierna på verksamhetsledarens föredragning. Stipendierna kan användas för deltagaravgiften och resekostnader. Socioekonomisk status ska inte vara ett hinder för att delta i lägret.

Lägrets behov av kanslipersonal diskuteras med förbundsstyrelsen och verksamhetsledaren. Detta ska skrivas in i projektplanen och synas i budgeten.

Hur förverkligar områdeslägret scoutingens strategi? Vad gör lägret för finlandssvensk scouting?

Lägret skapar samhörighet och gemenskap i förbundet, både mellan kårer och enskilda deltagare genom att nya kontakter knyts som möjliggör framtida samarbeten.
Lägret främjar den finlandssvenska scoutingens tillväxt – genom lägret når vi nya scouter genom bland annat kompisdeltagare och synlighet i medier.
Lägret ger en chans för alla deltagare att utvecklas, lära sig nytt på ett mångsidigt sätt och inspirerar till vidare engagemang i scouterna (till exempel inom förbundet), detta genomsyrar både lägrets program och uppdrag.
Lägret är ett stöd för kårerna genom att fungera som inspirationskälla för kårernas egen verksamhet i framtiden, till exempel idéer för program eller samarbetsparter.
Lägret skapar en positiv bild av scoutingen utåt, synliggör allt det fina som görs i scouterna och breddar på bilden av scouterna som en aktiv och tidsenlig rörelse. Lägret använder olika kanaler med fokus på olika målgrupper till exempel föräldrar och icke-ännu scouter.

Arbetsredskap

Projektet utnyttjar den ordinarie organisationens anvisade arbetsredskap (till exempel Teams för intern kommunikation, Sharepoint för projektarkivering). Detta stöder och förstärker användningen av verktygen för nuvarande och framtida förtroendevalda inom förbundet.

Basinformation om områdeslägret kommer att finnas på scout.fi. Lägret har möjlighet att använda scout.fi eller en anvisad projektsida som webbsida. Valet av plattform görs i samråd med förbundsstyrelsen och verksamhetsledaren. Eventuella kostnader, såsom domän-namn eller kanslipersonalresurser, ska synas i budgeten. Observera problematiken med tidigare läger, där föräldrar inte på scout.fi sidan hittat den information de sökt gällande förbundsläger.

Lägret använder sig av anvisade ekonomiuppföljningsverktyg (Accuna, Invoice Ready).

Uppdragen för chefstrion annonseras via Uppdragsbörsen. Övriga lediga uppdrag annonseras öppet för alla intresserade. Val av annonseringssätt/-struktur diskuteras tillsammans med förbundsstyrelsen och verksamhetsledaren. Beroende på lägrets storlek och resurser är olika lösningar möjliga.

Kuksa används för anmälning och fakturering med mera.

Hur skapar vi en positiv lägerupplevelse?

Målgruppen för lägret är personer som är intresserade av ett mindre storläger.
Lägret är inkluderande och tillgängligt för alla, med en trygg och öppen atmosfär.
Lägret erbjuder en minnesvärd och unik lägerupplevelse åt alla deltagare.
Alla intresserade, inom lägrets målgrupper, ska känna sig välkomna till lägret.
Programmet bjuder på en blandning av både praktiska scoutfärdigheter och nya inspirerande element.
Lägret engagerar utomstående samarbetsparter.
Lägret följer förbundets jämlikhetsplan.
Lägret beaktar tillgänglighet (ekonomisk, fysisk, psykisk) – planeringen och förverkligandet av lägret görs så tillgängligt som möjligt med tanke på ekonomiska, fysiska och psykiska aspekter.
Delaktighet, inkludering och trygghet genomsyrar såväl planeringen som själva förverkligandet (både ur enskilda deltagares samt kårers perspektiv).
På lägret ska det finnas utnämnda trygghetspersoner som jobbar i par/trion.
Lägret arrangeras på ett såväl socialt, ekonomiskt som miljömässigt hållbart sätt.
Familjescouting som en verksamhetsform beaktas i planeringen om möjligt.

Kårerna ska under lägret ha möjlighet att samverka med kårer från samma geografiska område (för att uppmuntra till vidare kårsamarbeten) och dessutom få stifta bekantskap med nya kårer. Lägret är ett bra tillfälle att bekanta sig med andra kårers traditioner relaterade till scouting och hitta samarbetsmöjligheter.

Program

Programmet är scoutprogram av hög kvalitet med mervärde för alla lägerdeltagare oberoende av åldersgrupp och tidigare kunskap. Programmet beaktar scoutingens värdegrund, målen för fostran och bygger på scoutprogrammet.

Delområden för program bör vara färdigplanerade 5 månader före lägrets start. Återkommande problem har uppstått tidigare då programaktiviteter har planerats för sent. Det påverkar budgeten märkbart och försvårar logistiken med lager etc.

Basservice

FN:s mål för hållbar utveckling (Agenda 2030) beaktas i planeringen och förverkligandet till exempel gällande bespisning, sophantering, konsumtion och båthamnen.

Alla i lägerorganisationen är medvetna om de lagar och linjedragningar som berör lägret som helhet och dessutom insatta i det egna ansvarsområdets styrdokument. Sådana är både scoutingens egna föreskrifter och externa krav, ex. kommunala tillstånd, scoutingens riktlinjer för hållbara evenemang.

Tillgänglighet bör beaktas i planerandet och förverkligandet av basservicen. Lägret använder sig av scouternas verktyg för mångfald.

Ledare på lägret

Alla ledare på lägret ska ha en ikraftvarande Tryggt Tillsammans-utbildning i Kuksa.
Alla som har ett uppdrag på lägret får ett handslag. De med ledarskapsuppdrag använder sig aktivt av uppdragsnyckeln. Materialen för handslagsprocessen används som ett verktyg för gott ledarskap.
Lägret använder sig av chefstriomodellen, enligt FiSSc:s rekommendation för hållbart ledarskap.
Alla ledare får stöd i sitt uppdrag bland annat genom lämpligt stora uppdrag och uppdrag av olika storlek, teamarbete, trio- och parledarskap.
Lägrets planering genomsyras av en aktiv tack-kultur, där lägrets ledare trivs och uppskattas. Ledarna tackas för sitt arbete, både under planeringens gång såväl som efter lägret.
På lägret bör ledare erbjudas stöd för att orka i uppdraget, genom att till exempel erbjuda möjlighet till vila, ledarprogram, coaching, andlighet, Nattens Öga och “det lilla extra”.
Ledare som har haft uppdrag på lägret uppmuntras att söka ett kompetensmärke (Open Badges) åt sig efter uppdraget för att synliggöra erhållen kompetens i frivilliguppdrag.

Resursering

Lägret förväntas använda sina resurser ansvarsfullt och enligt god förvaltningssed under lägret, dess planering och efter lägret. Lägrets resurser utgörs av finansiella medel, frivilligas insatser, eventuell projektanställd och samarbeten (sponsorer, understöd, innehållsproduktion).

Lägret har en nollbudget med en riskbuffert på 4 %. Lägercaféet (om det finns) ska tillgodose deltagarnas behov och önskemål samtidigt som det beaktar såväl hälso- som miljöperspektiv.

Externa samarbetspartners ger mervärde till lägret. Externa samarbeten sköts med stor respekt så att samarbetspartnern får en god bild av scoutingen och är villig att förnya samarbetet vid andra dylika läger.

Kommunikation

Lägrets planering är öppen och transparent, så att alla i lägerorganisationen och inom “området” känner sig inkluderade och delaktiga.
Lägrets information är koordinerad och informationsöverflöd ska undvikas.
Lägrets kommunikation ska vara i positiv anda.
Lägret uppmuntras skapa en egen grafisk profil som sammanstämmer med scoutingens grafiska profil, eller använda sig direkt av scoutingens grafiska profil.
Lägrets kommunikation följer scoutingens och förbundets riktlinjer för kommunikation.
Lägret jobbar för att aktivt synas i både traditionella och sociala medier. Lägret förväntas synas i FiSSc:s kommunikationskanaler.
Lägret marknadsför sig för alla inom målgruppen och lockar till sig deltagare som inte ännu är scouter.

Externa samarbeten

Externa samarbeten koordineras med förbundsstyrelsen och kanslipersonalen. Samarbeten är imagemässigt viktiga som måste skötas snyggt och sakligt. I värsta fall kan framtida samarbeten skadas om samarbetet inte följs upp.

Externa samarbetsparternas införs i Finlands Scouters CRM-register.

Lägret följer Finlands Scouters etiska principer för samarbeten

Samarbeten kan i bästa fall innebära att vi får utomstående expertis så att våra resurser frigörs för annat eller att vi förverkligar vårt samhällsansvar (exempel på samarbetspartners kunde vara andra stadiets utbildningar, Folkhälsan, FBK, Sjöräddningen, FDUV, församlingar, John Nurminens stiftelse, Håll Skärgården Ren, WWF Finland). Tänk brett på vad samarbeten kan vara. Det behöver inte vara ekonomiskt eller materiellt stöd, utan det kan vara programpunkter, expertis eller annat.