Följ upp kårverksamheten
Att regelbundet följa upp verksamheten hjälper kåren att hålla koll på läget och få en överblick över vad som fungerar väl, var det finns utmaningar och vad det finns möjligheter att utveckla.
Det finns olika verktyg för att följa upp kårens verksamhet och aktiviteter. De kan utnyttjas dels av FiSSc och Finlands Scouter, dels av kåren själv för att utvärdera och utveckla sin verksamhet. Ett av de viktigaste uppföljningsverktygen är årsrapporten.
1. Årsrapporten
SP-FS och FiSSc frågar årligen om kårens verksamhet i form av årsrapporten. Med årsrapportssvaren som grund utvecklar SP-FS och FiSSc scoutprogrammet och stödet till kårerna.
Det är viktigt att få tillförlitlig information av så många kårer som möjligt, eftersom statistiken och era svar används på många olika sätt i FiSSc och Finlands Scouter för att utveckla verksamheten, material, satsningar mm.
Besvara årsrapporten!
Årsrapporten ska besvaras i januari varje år. Kårchefen, uppdragschefen och programchefen svarar på varsin del av rapporten, som också innehåller en fjärde del för verksamhetsrapportering. Läs mera på Finlands Scouters webbsidor.
Tidtabell 2024–2025:
- 2.12.2024 Årsrapportens frågor fastställs
- 1.1.2025 De förhandsifyllda uppgifterna för rapporten plockas ur Kuksa
- 1.1.2025 De förhandsifyllda uppgiftern för rapporten plockas ur Kompassen.
- 9.1.2025 De elektroniska blanketterna öppnar och länkarna skickas till kårchefen, programchefen och uppdragschefen, samt kårsekereteraren och medlemsregisteransvariga
- 19.1.2025 Deadline för att meddela information om grupper för överföring till Ev. lut. kyrkans statistik
- 31.1.2025 Deadline för att fylla i årsrapporten
- vecka 13 Kårkorten publiceras och skickas till kårerna per e-post
Den elektroniska blanketten öppnas alltså 9.1.2025. Välj ”sidan på svenska” och fyll i era svar! Deadline för årsrapporten är 31.1.2025!
För in evenemang och aktiviteter i Kuksa och Kompassen
Ifyllandet av årsrapporten kan göras lättare genom att systematiskt använda Kompassen och Kuksa för att registrera åldersgruppernas aktiviteter, samt kårens evenemang och utmärkelsetecken. En stor del statistik plockas direkt ur Kompassen och Kuksa.
Gjorda aktiviteter och märken ur scoutprogrammet förs in i Kompassen, medan kårens evenemang (utfärder, hajker, vandringar, seglatser, läger) och utdelade utmärkelsetecken förs in i Kuksa. Om ni i kåren har registrerat era evenemang i Kuksa och varit noga med att välja rätt kategori fylls uppgifterna automatiskt i årsrapportens fjärde del (verksamhetsrapporten) och behöver inte korrigeras.
Rapporteringen av grupper
I årsrapporten för 2022 kan uppgifterna om kårens grupper rapporteras på två alternativa sätt. Ni kan välja att antingen
- fylla i uppgifterna om antal möten, gruppmedlemmar och gruppledare skilt för varje grupp ELLER
- fylla i gruppernas uppgifter åldersgruppvis (gamla systemet).
Oavsett vilket system ni väljer så plockas gruppernas uppgifter på förhand ut ur Kuksa.
Möjlighet att överföra statistik direkt till ev. lut. kyrkans statistiksystem
Har kåren ett samarbete med en församling? I samband med årsrapporten har ni i kåren möjlighet att uppge information gällande gruppverksamhet direkt till ev. lut. kyrkans statistiksystem. Det betyder att uppgiftena inte behöver rapporteras skilt med kyrkans blanketter. Om ni vill utnyttja den möjligheten är deadline för att fylla i uppgifterna om grupperna i årsrapporten 19.1.2023. Övriga delar av rapporten kan fyllas i ända till 31.1.2023.
Om kåren inte har behov av att överföra uppgifter till kyrkans statistiksystem är deadline för inlämnandet av hela årsrapporten 31.1.2023!
Ge respons på eller ställ frågor om årsrapporten
Om du vill ge respons på eller fråga någonting om årsrapporten kan du vända dig till kårstödskoordinator Liselott Lindén (förnamn.efternamn(at)scout.fi) eller tiedonhallintakoordinaattori Aapo Kiilunen på Finlands Scouter (förnamn.efternamn(at)partio.fi).
2. Kårkortet
Kårkortet är ett viktigt hjälpmedel för både den enskilda scoutkåren och FiSSc samt Finlands Scouter. Kårkortet sammanställs på basen av svaren i årsrappporterna och statistik från Kuksa. Det publiceras en gång i året (mars-april) och ger en översikt av kårens verksamhet som gör det lättare för er att få en bild av hur det går just nu och hur kårens framtidsutsikter ser ut.
Genom att jämföra statistik från flera år går det att se trender och identifiera möjliga utvecklingsmål. Börjar det t.ex. vara dags att anhålla om utmärkelsetecken? Kårens ledare kan använda informationen till att utveckla verksamheten, satsa på att rekrytera nya medlemmar där det finns luckor, kanske prova på nya slags evenemang eller aktiviteter, och klappa sig själva på axeln för att allt kåren har åstadkommit.
Det är en bra idé att gå genom kårkortet tillsammans med kårens ledare eller i kårstyrelsen och tillsammans fundera på om det finns något man vill lägga extra fokus på. Det är ganska vanligt att en eller ett par personer fyller i årsrapporten och har överblick över helheten, men det är säkert en fördel om flera ledare delar den kunskapen. Då är det lättare att tillsammans utvärdera, få nya idéer, planera och utveckla. För FiSSc och FS är statistiken som finns i kårkortet och i årsrapporten viktig t.ex. då scoutprogrammet utvecklas och evenemang planeras.
Vad innehåller kårkortet?
Kårkortet innehåller information om fyra viktiga saker:
- kårens medlemsutveckling
- medlemsstatistik (ålders- och könsfördelningen bland kårmedlemmarna)
- verksamheten
- kåruppdrag och ledarnas utbildning
Vad bygger kårkortet på?
Uppgifterna i kårkortet är tagna från medlemsregistret Kuksa och årsrapporten som kåren själv fyller i. Därför är det viktigt att fylla i årsrapporten så noggrant som möjligt så att de slutsatser som dras och eventuella åtgärder som planeras i kåren och/eller i FiSSc bygger på rätta fakta.
Var finns kårkorten?
Kårkortet skickas per e-post till kårens chefstrio, vice kårchefen och kårsekreteraren mot slutet av våren (vanligtvis i maj). Kårkorten lagras i Jemma som är Finlands Scouters intranät för anställda, förtroendevalda, styrelsen och kår-, program- och uppdragscoacher. Om du inte har tillgång till Jemma går det också fint att be om kårens kårkort från FiSSc-kansliet (kårstödskoordinatorn).
Hur ska kårkortet tolkas?
På undersidorna i menyn till vänster finns anvisningar för vad du kan läsa ut ur de olika delarna i kårkortet
3. Scoutpotentialen
Scoutpotentialen ger information om hur många scouter det finns per åldersgrupp jämfört med befolkningen överlag, enligt kommun och postnummer. Med hjälp av uppgifterna är det möjligt att undersöka i vilka områden det finns tillväxtpotential. För mer information kontakta medlemsutvecklingskoordinator Emma Portman.
Bild: Didrik Lundsten
