Uppföljning av verksamhet

Följ upp kårverksamheten

Att regelbundet följa upp kårens verksamhet är viktigt för att hålla koll på läget och få en överblick över hur kårens verksamhet ser ut – vad som  fungerar utmärkt och vad det eventuellt är lönt att utveckla lite mer.

Det finns olika verktyg för att följa upp kårens verksamhet och aktiviteter. Dessa  kan utnyttjas dels av  FiSSc och Finlands Scouter, dels av kåren själv för att utvärdera och utveckla sin verksamhet. Ett av de viktigaste uppföljningsverktygen är årsrapporten. 

1. Årsrapporten – kårernas utveckling följs upp i årsrapporten

Det lönar sig för kåren att systematiskt följa med den egna verksamheten och aktiviteten i de olika åldersgrupperna. På det sättet kan ni utveckla er verksamhet! SP-FS och FiSSc frågar årligen om kårens verksamhet i form av årsrapporten. Med årsrapportssvaren som grund utvecklar SP-FS och FiSSc scoutprogrammet och stödet till kårerna.

Det är viktigt att få tillförlitlig information av så många kårer som möjligt, eftersom statistiken och era svar används på många olika sätt i FiSSc och Finlands Scouter för att utveckla verksamheten, material, satsningar mm.

Besvara årsrapporten!

Årsrapporten ska besvaras i januari varje år. Kårchefen, uppdragschefen och programchefen svarar på varsin del av rapporten, som också innehåller en fjärde del för verksamhetsrapportering. Läs mera på Finlands Scouters webbsidor.

Tidtabell 2020-2021:

  • 10.12 Frågorna publiceras som en pdf på scout.fi
  • 31.12 De förhandsifyllda uppgifterna för rapporten plockas ur Kuksa
  • 6.1  De elektroniska blanketterna öppnar och länkarna skickas till kårchefen, programchefen och uppdragschefen, samt kårsekereteraren och medlemsregisteransvariga
  • 31.1 Deadline för att fylla i årsrapporten
  • vecka 12 Kårkorten publiceras.

Den elektroniska blanketten öppnas alltså 6.1.2021. Välj ”sidan på svenska” och fyll i era svar! För att underlätta det elektroniska ifyllandet hittar ni en pappersversion av årsrapporten här nedan, som ni kan bekanta er med och fylla i under t.ex. ett ledarmöte. Deadline för årsrapporten är 31.1.2021!

Årsrapport 2020 frågor (.pdf)

Planera och följ upp med  hjälp av åldersgruppsblanketterna

Vi rekommenderar att ni i början av året delar ut åldersgruppsblanketterna från årsrapportens stödblankett (se nedan) till era gruppledare och ber dem att följa med gruppens aktivitet under året och fylla i blanketten an efter att aktiviteter och evenemang görs.

Med korrekt ifyllda åldersgruppsblanketter så blir ifyllandet av årsrapporten mycket lättare, när det är dags. Dessutom ger uppdaterade åldersgruppsblanketter  de övriga ledarna en inblick i respektive åldersgrupps verksamhet under året. Det allra bästa är om ni i ledarkåren tittar genom blanketterna tillsammans med jämna mellanrum, exempelvis på månatliga ledarmöten.

För in evenemang och aktiviteter i Kuksa

Att systematiskt föra in kårens evenemang, aktiviteter samt åldergsruppernas program i Kuksa (utfärder, hajker, vandringar, seglatser, läger, utdelade utmärkelsetecken mm.) gör också ifyllandet av årsrapporten mycket lättare, eftersom en stor del statistik plockas direkt ur Kuksa.

Om ni i kåren har registrerat era evenemang i Kuksa och varit noga med att välja rätt kategori fylls uppgifterna automatiskt i årsrapportens fjärde del (verksamhetsrapport) och behöver inte korrigeras.

Ge respons på eller ställ frågor om årsrapporten

Om du vill ge respons på eller fråga någonting om årsrapporten kan du vända dig till koordinatorerna Frida Lundberg eller Andrea Hynynen (förnamn.efternamn(at)scout.fi) eller tiedonhallintakoordinaattori Aapo Kiilunen på Finlands Scouter (förnamn.efternamn(at)partio.fi).

2. Kårkortet

Kårkortet är ett viktigt hjälpmedel för både den enskilda scoutkåren och FiSSc samt Finlands Scouter. Kårkortet sammanställs på basen av svaren i årsrappporterna och statistik från Kuksa. Det publiceras en gång i året (mars-april) och ger en översikt av kårens verksamhet som gör det lättare för er att få en bild av hur det går just nu och hur kårens framtidsutsikter ser ut.

Genom att jämföra statistik från flera år går det att se trender och identifiera möjliga utvecklingsmål. Börjar det t.ex. vara dags att anhålla om utmärkelsetecken? Kårens ledare kan använda informationen till att utveckla verksamheten, satsa på att rekrytera nya medlemmar där det finns luckor, kanske prova på nya slags evenemang eller aktiviteter, eller helt enkelt klappa sig själva på axeln för att allt går som smort.

Det är en bra idé  att gå genom kårkortet tillsammans med kårens ledare eller i kårstyrelsen och tillsammans fundera på om det finns något man vill lägga extra fokus på. Det är ganska vanligt att en eller ett par personer fyller i årsrapporten och har överblick över helheten, men det är säkert en fördel om flera ledare delar den kunskapen. Då är det lättare att tillsammans utvärdera, få nya idéer, planera och utveckla. Det går också fint att titta på kårkortet med coacherna (om kåren  har sådana); de kan hjälpa att hitta bra metoder, material och annat nyttigt stöd. För FiSSc och FS är statistiken som finns i kårkortet och i årsrapporten viktig t.ex. då scoutprogrammet utvecklas och evenemang planeras.

Vad innehåller kårkortet?

Kårkortet innehåller information om fyra viktiga saker:

  1. kårens medlemsutveckling
  2. medlemsstatistik (ålders- och könsfördelningen bland kårmedlemmarna)
  3. verksamheten
  4. kåruppdrag och ledarnas utbildning

Vad bygger kårkortet på?

Uppgifterna i kårkortet är tagna från medlemsregistret Kuksa och årsrapporten som kåren själv fyller i. Därför är det viktigt att fylla i årsrapporten så noggrant som möjligt så att de slutsatser som dras och eventuella åtgärder som planeras i kåren och/eller i FiSSc bygger på rätta fakta.

Var finns kårkorten?

Kårkortet skickas per e-post till kårens chefstrio, vice kårchefen och kårsekreteraren mot slutet av våren (vanligtvis i maj). Kårkorten lagras i Jemma som är Finlands Scouters intranät för anställda, förtroendevalda, styrelsen och kår-, program- och uppdragscoacher. Om du inte har tillgång till Jemma går det också fint att be om kårens kårkort av coacherna eller från FiSSc-kansliet (kårstödskoordinatorn).

Hur ska kårkortet tolkas?

På undersidorna i menyn till vänster finns anvisningar för vad du kan läsa ut ur de olika delarna i kårkortet

3. Scoutpotentialen

Scoutpotentialen ger information om hur många scouter det finns per åldersgrupp jämfört med befolkningen överlag, enligt kommun och postnummer. Med hjälp av uppgifterna är det möjligt att undersöka i vilka områden det finns tillväxtpotential. Scoutpotentialen som bifogas här är från 2014. För nyare siffror kontakta kårstödskoordinator Andrea Hynynen.

Bilagor

Stödblankett för årsrapporten

scoutpotentialen_2014

Bild: Didrik Lundsten