Ekonomi

Termen ekonomi hänvisar till sådana handlingar mellan personer där pengar eller motsvarande används som betalningsmedel. Kårstyrelsen och speciellt kårekonomen ansvarar för kårens ekonomi.

Kårstyrelsen ansvarar för ekonomin inför föreningsmötet. Det finns många olika hjälpmedel som kan användas för att sköta ekonomin. Oftast använder man sig av ett bokföringsprogram medan kvittenstrafiken sköts via papper på traditionellt sätt. Om man kan bokföringens principer, kan man klara sig bra fast man bara har ett vanligt tabellräkningsprogram.

Ekonomiplaneringen och skötseln av ekonomin är starkt förknippad med verksamhetsplaneringen, verksamhetens värderingar och årsberättelsen. Ur budgeten framgår kårens planerade evenemang och övriga tyngdpunkter. Bokföringen och finansieringsplanen följs ständigt åt.

Då kårstyrelsen planerar ekonomin har den verksamhetsplanen som rättesnöre och på basis av den görs budgeten upp. Även den långsiktiga planeringen bör beaktas. Planerna godkänns på föreningsmötet. För att kårens verksamhet ska gå att genomföra bör man göra upp en budget minst en gång om året. Budgeten godkänns på föreningsmötet och den utgör en bilaga till mötesprotokollet.

Budgeten motsvarar verksamhetsplanen men uttryckt i euron och fungerar som rättesnöre för kårstyrelsen och ledarrådet när ni förverkligar kårens verksamhet. Hur bindande budgeten är beror på kåren, men målet är naturligtvis att man håller sig till budgeten så långt som möjligt. Kårstyrelsen behandlar avvikelser från budgeten, om det är fråga om stora avvikelser måste de behandlas av föreningsmötet.

Läs mera om ekonomi och budgetering på Föreningsresursens sidor.

 

Eftersom kårstyrelsen ansvarar för kårens ekonomi måste den vara insatt i kårens ekonomiska situation, därför måste den ekonomiska situationen regelbundet presenteras på styrelsemötena. Det är lättare att följa med kårens utgifter om ni delar in kåren i mindre enheter. Varje åldersgruppsansvarig kan ansvara för sin åldersgrupps ekonomiuppföljning och evenemangens ledare ansvarar för respektive evenemangs ekonomiuppföljning inom ramen för uppställda regler. Ett dylikt förfarande stärker även ekonomikunnandet bland ledarna. Kårchefen ansvarar tillsammans med kårstyrelsen för hela kårens ekonomi, för övervakningen av den och drar upp riktlinjer för verksamheten inför budgeteringen.

Under verksamhetsåret kan det gå så att de budgeterade medlen inte räcker till eller att ni inte budgeterat medel för ett visst ändamål. Om det är fråga om ett litet belopp kan ni överföra pengar från en post till en annan, kårstyrelsen ska se till att pengarna räcker till för alla verksamhetsformer eller skaffa ytterligare finansiering.

Ni bör komma ihåg att föreningsmötet fastställt budgeten och att kårstyrelsen inför föreningsmötet ansvarar för att den genomförs. Det är skäl att behandla alla stora förändringar på föreningsmötet. Ibland innebär det att ni måste sammankalla ett extra föreningsmöte.

Exempel:

Storseglet på kårens båt har gått sönder. Kårstyrelsen besluter att ett nytt segel måste köpas. Trots att pengarna finns på kårens bankkonto är det frågan om en så stor investering att man behöver sammankalla ett extra föreningsmöte för att godkänna anskaffningen.

Årets bokföring avslutas med bokslutet. Bokslutet sammanställs i form av en balansbok. Balansboken består av resultaträkningen, balansräkningen och vid behov bilagor till bokslutet, en förteckning över vilka böcker som använts för bokföringen samt styrelsens och verksamhetsgranskarnas underskrifte. Det är bra att bifoga också årsberättelsen till bokslutet. 

Bokslutet innehåller balans- och resultaträkningen. Balansräkningen består av till eurovärdet två lika stora delar. Den ena delen berättar var kårens egendom finns (aktiva) och den andra hur egendomen är finansierad (passiva).  Resultaträkningen är för sin del en summering av räkenskapsperiodens alla transaktioner (jämför med budgeten).

Kårens bokförare eller kårekonomen uppgör förutom bokslutet även balansboken. Kårstyrelsen, som ska vara beslutför, behandlar och godkänner bokslutet samt daterar och undertecknar det. Det datum då kårstyrelsen godkände bokslutet är också bokslutets datum. Observera att det är den sittande kårstyrelsen som godkänner bokslutet, inte den kårstyrelse som skötte sakerna under räkenskapsperioden.

Efter att bokslutet undertecknats skickas balansboken, dagboken, huvudboken, verifikaten samt kårstyrelsens och föreningsmötenas protokoll till verksamhetsgranskaren för granskning. Verksamhetsgranskaren bör ges tillräckligt med tid att granska handlingarna. Efter verksamhetsgranskningen presenteras bokslutet för föreningsmötet som fastställer det.

Mera information om bokslutet hittar ni på Föreningsresursens sidor.

De förändringar som år 2010 gjordes i föreningslagen och revisionslagen innebär att kårerna hädanefter är skyldiga att årligen genomföra en granskning (tidigare kallad revision). Granskningen berör administrationen och ekonomin och den utförs antingen av en lekman, en verksamhetsgranskare, eller av en auktoriserad revisor. En auktoriserad revisor behövs om balansens slutsumma överskrider 100 000 € och omsättningen är över 200 000 € eller om flera än tre personer är i arbetsförhållande. För kåren är således en verksamhetsgranskare tillräckligt.

Som lekmannaverksamhetsgranskare kan alla över 18-åriga finländare som innehar tillräcklig kunskap om föreningens administration och ekonomi verka, t.ex. tidigare kårchefer och kårstyrelsemedlemmar kan med fördel anlitas som verksamhetsgranskare. Verksamhetsgranskaren väljs av föreningsmötet.

Verksamhetsgranskaren gör en anteckning om granskningen i balansboken och skriver en verksamhetsgranskningsberättelse. Föreningsmötet godkänner bokslutet och bifogar en kopia av verksamhetsgranskningsberättelsen till mötesprotokollet.

Av verksamhetsgranskningsberättelsen bör framgå följande:

  • vems konton och administration som granskats
  • vad som ingått i verksamhetsgranskningen
  • för vilken räkenskapsperiod verksamhetsgranskningen gjorts
  • om bokslutet gjorts i enlighet med bokföringslagen och de stadganden och bestämmelser som gäller för uppgörandet av bokslut
  • om bokslutet innehåller tillräckliga och korrekta uppgifter
  • var och när verksamhetsgranskningens gjorts
  • vem som utfört verksamhetsgranskningen

Läs mera om verksamhetsgranskning på Föreningsresursens sidor

Bild: Juha Nurmi