Ekonomi

Termen ekonomi hänvisar till sådana handlingar mellan personer där pengar eller motsvarande används som betalningsmedel. Kårstyrelsen och speciellt kårekonomen ansvarar för kårens ekonomi.

Kårstyrelsen ansvarar för ekonomin inför föreningsmötet. Det finns många olika hjälpmedel som kan användas för att sköta ekonomin. Oftast använder man sig av ett bokföringsprogram medan kvittenstrafiken sköts via papper på traditionellt sätt. Om man kan bokföringens principer, kan man klara sig bra fast man bara har ett vanligt tabellräkningsprogram.

Ekonomiplaneringen och skötseln av ekonomin är starkt förknippad med verksamhetsplaneringen, verksamhetens värderingar och årsberättelsen. Ur budgeten framgår kårens planerade evenemang och övriga tyngdpunkter. Bokföringen och finansieringsplanen följs ständigt åt.

Då kårstyrelsen planerar ekonomin har den verksamhetsplanen som rättesnöre och på basis av den görs budgeten upp. Även den långsiktiga planeringen bör beaktas. Planerna godkänns på föreningsmötet. För att kårens verksamhet ska gå att genomföra bör man göra upp en budget minst en gång om året. Budgeten godkänns på föreningsmötet och den utgör en bilaga till mötesprotokollet.

Budgeten motsvarar verksamhetsplanen men uttryckt i euron och fungerar som rättesnöre för kårstyrelsen och ledarrådet när ni förverkligar kårens verksamhet. Hur bindande budgeten är beror på kåren, men målet är naturligtvis att man håller sig till budgeten så långt som möjligt. Kårstyrelsen behandlar avvikelser från budgeten, om det är fråga om stora avvikelser måste de behandlas av föreningsmötet.

Läs mera om ekonomi och budgetering på Föreningsresursens sidor.

 

Eftersom kårstyrelsen ansvarar för kårens ekonomi måste den vara insatt i kårens ekonomiska situation, därför måste den ekonomiska situationen regelbundet presenteras på styrelsemötena. Det är lättare att följa med kårens utgifter om ni delar in kåren i mindre enheter. Varje åldersgruppsansvarig kan ansvara för sin åldersgrupps ekonomiuppföljning och evenemangens ledare ansvarar för respektive evenemangs ekonomiuppföljning inom ramen för uppställda regler. Ett dylikt förfarande stärker även ekonomikunnandet bland ledarna. Kårchefen ansvarar tillsammans med kårstyrelsen för hela kårens ekonomi, för övervakningen av den och drar upp riktlinjer för verksamheten inför budgeteringen.

Under verksamhetsåret kan det gå så att de budgeterade medlen inte räcker till eller att ni inte budgeterat medel för ett visst ändamål. Om det är fråga om ett litet belopp kan ni överföra pengar från en post till en annan, kårstyrelsen ska se till att pengarna räcker till för alla verksamhetsformer eller skaffa ytterligare finansiering.

Ni bör komma ihåg att föreningsmötet fastställt budgeten och att kårstyrelsen inför föreningsmötet ansvarar för att den genomförs. Det är skäl att behandla alla stora förändringar på föreningsmötet. Ibland innebär det att ni måste sammankalla ett extra föreningsmöte.

Exempel:

Storseglet på kårens båt har gått sönder. Kårstyrelsen besluter att ett nytt segel måste köpas. Trots att pengarna finns på kårens bankkonto är det frågan om en så stor investering att man behöver sammankalla ett extra föreningsmöte för att godkänna anskaffningen.

Scoutkårerna är allmännyttiga föreningar, som vanligtvis inte är momsskyldiga för sin verksamhet. Ett undantag är tjänster som köps utomlands, eftersom momsskyldigheten för dessa avses enligt bestämmelserna om internationell handel av tjänster. Enligt dessa bestämmelser betraktas en förening eller stiftelse som säljer varor eller tjänster som en näringsidkare, som är skyldig att betala moms till Finland för varor och tjänster som den köpt utomlands. Momsen betalas enligt Finlands skattesats (standarskattesats 24 %). Detta kallas omvänd momsskyldighet.

Omvänd momsskyldighet omfattar till exempel följande tjänster: reklamer i sociala medier och sökmotorer (t.ex. Facebook- och Google-reklamer); tjänster för hantering av sociala medier (t.ex. Hootsuite); tjänster för e-postmarknadsföring (t.ex. Mailjet, Mailchimp). Om kåren köper sådana tjänster, borde den registreras som momsskyldig i Skatteförvaltningens register. Registreringen görs i MinSkatt-tjänsten, och kåren ska välja att anmäla sig som momsskyldig för inköp eller eget bruk. Genom att välja ett år som skatteperiod behöver man deklarera momsen bara en gång om året.

Omvänd momsskyldighet gäller även varor som köpts utomlands. För inköp av varor är gränsen för deklareringsplikt 10 000 euro/ år, så de flesta kårer behöver inte ta detta i beaktande. För tjänster har däremot ingen gräns fastställts, utan deklareringsplikten gäller alla inköp av tjänster.

Om den utländska säljaren har ett fast driftställe i Finland eller om säljaren har ansökt om momsskyldighet i Finland, är köparen inte momsskyldig.

Tilläggsinformation:

Moms på varor och tjänster köpta utomlands

Detaljerade skatteanvisningar 

Såhär anmäler du dig till momsregistret

Årets bokföring avslutas med bokslutet. Bokslutet sammanställs i form av en balansbok. Balansboken består av resultaträkningen, balansräkningen och vid behov bilagor till bokslutet, en förteckning över vilka böcker som använts för bokföringen samt styrelsens och verksamhetsgranskarnas underskrifte. Det är bra att bifoga också årsberättelsen till bokslutet. 

Bokslutet innehåller balans- och resultaträkningen. Balansräkningen består av till eurovärdet två lika stora delar. Den ena delen berättar var kårens egendom finns (aktiva) och den andra hur egendomen är finansierad (passiva).  Resultaträkningen är för sin del en summering av räkenskapsperiodens alla transaktioner (jämför med budgeten).

Kårens bokförare eller kårekonomen uppgör förutom bokslutet även balansboken. Kårstyrelsen, som ska vara beslutför, behandlar och godkänner bokslutet samt daterar och undertecknar det. Det datum då kårstyrelsen godkände bokslutet är också bokslutets datum. Observera att det är den sittande kårstyrelsen som godkänner bokslutet, inte den kårstyrelse som skötte sakerna under räkenskapsperioden.

Efter att bokslutet undertecknats skickas balansboken, dagboken, huvudboken, verifikaten samt kårstyrelsens och föreningsmötenas protokoll till verksamhetsgranskaren för granskning. Verksamhetsgranskaren bör ges tillräckligt med tid att granska handlingarna. Efter verksamhetsgranskningen presenteras bokslutet för föreningsmötet som fastställer det.

Mera information om bokslutet hittar ni på Föreningsresursens sidor.

De förändringar som år 2010 gjordes i föreningslagen och revisionslagen innebär att kårerna hädanefter är skyldiga att årligen genomföra en granskning (tidigare kallad revision). Granskningen berör administrationen och ekonomin och den utförs antingen av en lekman, en verksamhetsgranskare, eller av en auktoriserad revisor. En auktoriserad revisor behövs om balansens slutsumma överskrider 100 000 € och omsättningen är över 200 000 € eller om flera än tre personer är i arbetsförhållande. För kåren är således en verksamhetsgranskare tillräckligt.

Som lekmannaverksamhetsgranskare kan alla över 18-åriga finländare som innehar tillräcklig kunskap om föreningens administration och ekonomi verka, t.ex. tidigare kårchefer och kårstyrelsemedlemmar kan med fördel anlitas som verksamhetsgranskare. Verksamhetsgranskaren väljs av föreningsmötet.

Verksamhetsgranskaren gör en anteckning om granskningen i balansboken och skriver en verksamhetsgranskningsberättelse. Föreningsmötet godkänner bokslutet och bifogar en kopia av verksamhetsgranskningsberättelsen till mötesprotokollet.

Av verksamhetsgranskningsberättelsen bör framgå följande:

  • vems konton och administration som granskats
  • vad som ingått i verksamhetsgranskningen
  • för vilken räkenskapsperiod verksamhetsgranskningen gjorts
  • om bokslutet gjorts i enlighet med bokföringslagen och de stadganden och bestämmelser som gäller för uppgörandet av bokslut
  • om bokslutet innehåller tillräckliga och korrekta uppgifter
  • var och när verksamhetsgranskningens gjorts
  • vem som utfört verksamhetsgranskningen

Läs mera om verksamhetsgranskning på Föreningsresursens sidor

Löne- och förvärvsinkomster som betalas ut efter 1.1.2019 ska alltid anmälas till inkomstregistret.

Inkomstregistret gäller alla föreningar, även allmännyttiga och oregistrerade föreningar. Då föreningen betalar ut löner eller andra förvärvsinkomster (såsom arvoden eller kostnadsersättningar till ledare) ska föreningen anmäla dessa uppgifter till inkomstregistret.

Följande uppgifter bör anmälas till inkomstregistret: löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret.

Reseersättningar

När kåren betalar skattefria kostnadsersättningar såsom kilometerersättning eller dagtraktamente ska dessa uppgifter lämnas in till inkomstregistret senast på den femte dagen i följande kalendermånad, d.v.s.  månaden efter den månad då naturaförmånen betalats.  Det går att göra en gemensam anmälan för alla prestationer under samma månad, även om det finns flera betalningsdagar för kostnadsersättningar den månaden. Som betalningsdag på anmälan anges i dessa fall den senaste betalningsdagen för kostnadsersättningar i månaden. Det räcker alltså att kåren gör sin anmälan till inkomstregistret en gång i månaden.

Tidigare har dylika ersättningar meddelats Skatteverket en gång/år.

Uppgifterna anmäls i Inkomstregistrets elektroniska tjänst. Kilometerersättningar anmäls med inkomstlag 357 (Kilometerersättning som betalats ut av ett allmännyttigt samfund) och dagtraktamente med inkomstlag 358 (Dagtraktamente som betalats ut av ett allmännyttigt samfund). 

Reseersättningar som betalas ut mot kvitto eller resebiljett anmäls inte till Inkomstregistret (en så kallade kostnadersättning räknas inte som inkomst). Däremot bör ersättning för bensinkostnader vid användning av egen bil (mot kvitto) anmälas som kilometerersättning till Inkomstregistret.

Det krävs en resefaktura för få ersättning gällande kilometerersättning och dagtraktamente. Skatteverket besluter årligen om maxbelopp för skattefria kostnadsersättningar. Beslutet för t.ex. år 2021 kan läsas här!

Tävlingspriser

Tävlingspriser som kåren eller förbundet delar ut under evenemang räknas som inkomster och anmäls till inkomstregistret ifall de överstiger ett visst värde. Anmälan gäller såväl för priser i form av pengar som prylar. Tävlingspriser som har fåtts i form av varor värderas till gängse värde, dvs. till det pris man skulle få för varan, om den såldes omedelbart.

Ett tävlingspris anmäls enbart om värdet på priset överstiger 100 euro och mottagaren inte har ett anställningsförhållande till tävlingsarrangören. Symboliska föremål utan något betydande bytesvärde, såsom pokaler, medaljer och vimplar, godispåsar och kaffepaket samt värdemässigt obetydliga priser i form av föremål med reklamsyfte, såsom skärmmössor, behöver inte anmälas till inkomstregistret.

Anmälan gäller även för priser som delats ut åt minderåriga mottagare och priser som getts till en grupp. Om priset beviljats åt en grupp, så anmäls för var och en av mottagarna det gängse värdet på priset dividerat med antalet medlemmar i gruppen.

Det är alltid arrangören som är anmälningsskyldig. För anmälan till inkomstregistret behövs mottagarens personsignum. Ifall mottagaren inte vill uppge sitt personsignum kan priset inte delas ut. Tävlingspriser anmäls till Inkomstregistret med inkomstlag 316 (Övriga skattepliktiga förvärvsinkomster). Uppgifter om förmåner och prestationer i andra former än pengar ska inlämnas månatligen senast på den femte dagen i följande kalendermånad. Observera att penningpriser anmäls som löneförmåner, vilket ska göras senast på den femte dagen efter betaldagen.

Mera information och anvisningar:

Inkomstregistret detaljerade anvisningar

Så här anmäler föreningar uppgifter till inkomstregistret

Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer

Kåren behöver suomi.fi identifikaiton för att kunna göra en anmälan till Inkomstregistret. Styrelsemedlemmen/-medlemmar med namnteckningsrätt kan bevilja fullmakt för övriga kårmedlemmar (t.ex. ekonomen) att sköta anmälningsärenden till Inkomstregistrets e-tjänst.

Styrelsens ordförande eller en person med namnteckningsrätt att ensam företräda föreningen, som införts i föreningsregistret, kan sköta ärenden i inkomstregistrets e-tjänst på föreningens vägnar utan en separat fullmakt.

Övriga företrädare för föreningen som uträttar ärenden i inkomstregistrets e-tjänst på förningens vägnar behöver en Suomi.fi-fullmakt. Om en person har rätt att ensam företräda föreningen, kan denna person själv utfärda fullmakter åt övriga personer i tjänsten Suomi.fi.

Om föreningen enligt namnteckningsregeln företräds av två eller flera personer tillsammans eller personen med namnteckningsrätt inte införts i föreningsregistret används en fullmaktsansökan för utfärdandet av fullmakter.

Om personen med namnteckningsrätt i föreningen enligt namnteckningsregeln har rätt att ensam företräda föreningen men befullmäktigande trots det inte lyckas i Suomi.fi-fullmakter, måste personen med namnteckningsrätt skicka en begäran om insyn till föreningsregistret med Patent- och registerstyrelsens responsblankett. Välj "Föreningar" i blanketten och ange följande uppgifter i textfältet:

  • "Det går inte att bevilja Suomi.fi-fullmakter"
  • föreningens FO-nummer
  • namnet på den person som inte kan bevilja fullmakt
  • e-postadress för svar

Bild: Juha Nurmi