Alla kårer och evenemang ska ha en färdig plan för hur man hanterar oväntade händelser och kriser. Det här är Finlands Svenska Scouters plan för kriskommunikation, som kårer och staber kan utgå från.
En kris kan vara till exempel en olycka, ett sjukdomsfall, fysiskt eller psykiskt våld, ett brott, en epidemi eller något som kan skada människor, organisationen eller scoutingens rykte. Även mindre incidenter kan växa till kriser om de inte hanteras rätt.
Ring alltid först 112 i situationer som orsakar fara.
Före krisen – förberedelser inför ett evenemang:
- Utse på förhand två myndiga personer vid större evenemang som förbunds- eller områdesläger som ansvarar för information; en intern infoansvarig som informerar ledare och tillsätter en krisgrupp vid behov samt en extern infoansvarig som sköter all kontakt med media och utomstående i samarbete med kansliet. Vid kris kontaktar denna person omedelbart kårchefen, som tar ärendet vidare. Vid allvarligare händelser tar kansliet alltid över kriskommunikationen.
- Vid mindre evenemang (t.ex. kårläger, förläggning): utse åtminstone en person ansvarar för informationen.
- Om möjligt, välj infoansvariga som har tidigare erfarenhet av mediakontakt. (Extern) infoansvarig ska vara med vid intervjuer och pressbesök och se till att minderåriga inte intervjuas.
Under krisen:
- Vid allvarligare händelser tar kansliet över kriskommunikationen. Kontakta i första hand FiSSc:s verksamhetsledare, som tar ärendet vidare och beslutar om vilka andra som behöver kontaktas.
- Vid allvarligare olyckor som till exempel innebär att någon behöver läkarvård, ska i första hand verksamhetsledaren och i andra hand scoutchefen informeras så fort som möjligt (efter att 112 eller annan hjälp har kontaktats). Verksamhetsledaren ska även meddelas om andra olyckor som till exempel markbränder eller andra händelser som kan skada scouternas och/eller kårens rykte för en lång tid. Det kan exempelvis vara en olycka, att någon går vilse ordentligt eller ett brott.
- Är du osäker på hur en kris ska hanteras eller hur allvarlig den är? Du kan alltid vända dig till verksamhetsledaren för råd.
- Verksamhetsledaren hjälper till med att besluta om fortsatta åtgärder och ni kommer tillsammans överens om vem som talar med media framöver.
- Endast den person som verksamhetsledaren har utsett uttalar sig offentligt. Om andra personer får frågor om händelsen hänvisar de till den utsedda kontaktpersonen. Kontaktpersonen som har rätt att uttala sig i media kan vara till exempel verksamhetsledaren själv, scoutchefen eller en kår- eller lägerchef.
- Viktigt: Anhöriga till drabbade ska alltid informeras först, innan något offentliggörs i t.ex. media.
Hantering av media vid kriser
Media får snabbt nys om olyckshändelser och ibland kan det finnas skäl att gå ut med pressmeddelande eller nyhet. Börja med att kontakta verksamhetsledaren (eller annan kanslipersonal) på FiSSc. Kanslipersonalen deltar i beslut om hur och när media kontaktas, och hjälper till med det praktiska som att skriva själva nyheten. Vänd dig till verksamhetsledaren eller specialisten i marknadsföring. Skicka aldrig ut ett pressmeddelande gällande en kris eller hotande situation på eget bevåg, även om krisen bara sker inom kåren, utan att ha involverat FiSSc:s verksamhetsledare/specialist i marknadsföring.
När du blir kontaktad av media:
- Om en annan person redan är utsedd till den som talar med media, hänvisa till hen och säg själv inget.
- Om du känner dig osäker när media ringer kan du alltid be om att få återkomma. Då hinner du exempelvis diskutera med verksamhetsledaren eller någon i kanslipersonalen innan ni tar kontakt med media igen.
- Håll dig till bekräftade fakta, spekulera inte.
- Lämna inte ut namn på drabbade. Dela inte sekretessbelagd information. Dela inte info innan de drabbades anhöriga har informerats om vad som skett.
- Skydda alltid minderåriga från att intervjuas.
- Uttala dig inte alls om pågående polisutredningar.
- Var förberedd på svåra frågor och många samtal.
- Du har rätt att få veta i vilket sammanhang en intervju används och vi uppmuntrar starkt till att du alltid ber om att få granska texten med dina citat före publicering. Du kan gärna be FiSSc:s verksamhetsledare eller specialist i marknadsföring att granska texten tillsammans med dig. Om fel publiceras kan du begära en rättelse.
Efter krisen:
- Informera vid behov om situationen på ett allmänt plan (utan att bryta sekretess eller avslöja namn, hälsouppgifter eller andra personuppgifter).
- Se till att drabbade och ledare får stöd.
- Glöm inte att själv ta hand om ditt eget välmående.
- Följ upp och åtgärda orsaken till krisen.
- Följ upp med personer som har drabbats och/eller deras anhöriga. Följ upp med vårdnadshavare om det gäller minderåriga.
