Utvärdering och arkivering

En utvärdering av evenemanget är nyttig för staben och kårerna samt framför allt följande arrangör av liknande evenemang.

Utvärdering under evenemanget

Under evenemangets gång kan det vara både givande och bra att utvärdera evenemangets innehåll och upplägg för att kunna anpassa programmet enligt deltagarnas respons. Exempelvis såhär:

  • En responslåda som står framme under hela evenemanget och i vilken deltagarna under pauser får lämna in sina åsikter och utvecklingsförslag. Sträva också efter att samla in positiv feedback eftersom man då vet vad som bör bevaras till nästa evenemang!
  • Dela ut tre makaroner/ärter/pärlor till varje deltagare i slutet av varje pass. I en burk utanför dörren får de sedan lägga så många som de tycker passet var värt, där tre är bäst och noll sämst.
  • Små gruppdiskussioner innan ni samlar in responsen på blanketter kan vara bra eftersom man då aktiverar minnena från evenemanget.
  • Respons på fläpp-papper som är utlagda i lokalen är spontant och samlar ofta in också positiv feedback. Man får däremot sällan in utvecklingsidéer via den här metoden.
  • Respons med utvärderingsfrågor som går att svara ja eller nej på, där deltagarna stiger upp (ja) /sitter ner (nej) som svar på frågorna.
  • Respons så att man ställer sig på en linje med skalan 1-4, beroende på om man anser att man helt håller med eller inte alls håller med utvärderingspåståendena.

Utvärdering efter evenemanget

Med en webblankett kan man utvärdera evenemanget efteråt. Då kan yngre deltagare fylla i blanketten tillsammans med en förälder, så får man samtidigt in också föräldrarnas syn på evenemanget, plus att det är ett bra sätt att öppna upp för föräldrarna vad scoutingen handlar om.

Mall för utvärderingsblankett – I materialbanken finns ett exempel på vilka frågor blanketten kan innehålla. (Exemplet kan också printas ut och användas som pappersblankett.)

Det är viktigt att också staben och de medverkande kårerna utvärderar evenemanget i efterhand. Frågor man kan diskutera då är till exempel vad som fungerade bra och vad som kunde ha fungerat bättre i samarbetet mellan kårerna, hur arbetsfördelningen och tidtabellen fungerade, hur informationsgången fungerade mellan stabsmedlemmarna och mellan staben och kårerna, hur marknadsföringen fungerade, vilka bitar av programmet som lyckades bäst samt vad det var som gjorde dem lyckade etc.

Arkivering

Spara gärna planeringsdokument, textmaterial och utvärderingar. de kan vara värdefulla nästa gång ett liknande evenemang ordnas. Ni kan också väldigt gärna skicka in evenemanget till kansliet, så att också andra kårer kan ta del av det.

Kom ihåg att inte arkivera deltagarlistor eller deltagarnas personuppgifter.