Faciliteringsmetoder för onlinemöten

I början av mötet

Check in, d.v.s. uppvärmningsövning

Målet med att göra en övning i början av mötet/workshopen/grupparbetet, är att hjälpa deltagarna fokusera på tillfället, arbete mera effektivt och att alla förhoppningsvis blir mera närvarande i mötet och dess agenda.

Övningen kan t.ex. vara att var och en fritt presenterar sig själv och ens förväntningar. Man kan också på förhand sätta in olika bilder eller adjektiv på en presentationsslide som deltagarna kan utgå ifrån för att berätta om dagens fiilis. Om det är många med på mötet kan det vara en god idé att istället för att i tur och ordning säga sin fiilis be alla skriva i en gemensam chatt eller mötesdokument sin fiilis.

Under mötet

Under distansmöten kan det vara utmanande att samla alla deltagarnas reaktioner och åsikter, speciellt om man inte ser varandra och ens miner och kroppsspråk således lämnas bort. För den som leder mötet kan det vara bra att redan på förhand fundera ut en eller två övningar som hjälper till med att få alla till tals på ett eller annat sätt. Här är några exempel på sådana verktyg/övningar:

Power point

  • Utmärkt program för att ha en visuellt trevlig föredragningslista.
  • Kom ihåg att inte sätta sidorna fulla med bara en massa text.
  • Fungerar bäst om man kan dela sin skärm med deltagarna så att de inte börjar scrolla igenom presentationen på egen hand.
  • Passar bra för att dela fakta men även som diskussionsunderlag

Prezi.com

  • Liknar power point, hittas gratis online. Ger dig möjlighet att använda ett annorlunda verktyg för att hålla mötesdeltagarnas intresse uppe.
  • Passar bra för att dela fakta.

”Bordsplacering”

  • För dig som leder mötet; föreställ dig ett mötesrum där ni sitter runt ett bord. Placera sedan fiktivt in alla deltagarna runt bordet, det gör det lättare för dig att inte glömma bort någon.

Padlet

  • Ett verktyg man kan använda istället för post-it lappar. Alla kan skriva “post-its” under respektive tema om man vill ha brainstorming kring något visst tema.
  • Fungerar även bra för sådana ärenden som man vill spara kommentarer från.

Skalor och åsiktslinjer som frågeverktyg eller slides 

Whiteboard, alltså ett virtuellt ’fläppipapper’

Diskussion i mindre grupper

  • Om man är många deltagare kan det vara svårt att få bra diskussioner online. Då kan man planera in grupparbeten genom att på förhand dela in deltagarna i mindre grupper. Skapa på förhand skilda möteslänkar för varje grupp och sammanställ dessa t.ex. i föredragningslistan. Bestäm också en tidpunkt då alla skall vara tillbaka till det gemensamma mötet. Man kan be grupperna fylla i en paddlet, eller samla sina kommentarer i något annat format om det behövs. Om ni vill gå igenom vad grupperna kommit fram till tillsammans, är det bra att utse en från gruppen som sköter snacket.

Chatt eller annan kommunikationskanal

  • Ibland räcker det att man deltar genom att kommentera sina tankar i en öppen kanal för att få diskussionen framåt. En chatt är bra speciellt om det är många mötesdeltagare och alla inte kan ges en egen taltur. Det är då viktigt att redan på förhand ha utsett en kanal och att alla mötesdeltagare har tillgång till kanalen. Det är både mötesledarens och- deltagarens ansvar att hålla koll på chatten. Skriv och prata inte samtidigt, det gör det svårt att följa med. För sekreteraren är det här sättet också enkelt att plocka ut enksilda kommentarer.

Pausjumppa

  • Om man har långa distansmöten är det extra viktigt med pauser under mötet för att alla ska hållas skarpa. Det finns massor med pausjumppavideor på Youtube man kan dra nytta av.
  • Kom ihåg att planera in pausjumppa i mötets föredragningslista (annars glöms det lätt bort).

Byt talare och föredragande

  • Man hålls mera på alerten om man hör olika röster.
  • Fundera på förhand om ni kan dela in ärendena så att flera personer involveras.

Dela på ansvaret. Genom detta märker även deltagarna att det inte alltid är lätt att dra onlinemöten, och de får även lära sig hur man gör det. Dela med dig av din kunskap.

Mötets avslutande

Vid avslutande av mötet är det viktigt med ett gemensamt avslut. Målet är att skapa en gemensam förståelse och ge deltagarna en chans att lyfta fram tankar/funderingar som ännu kan finnas innan man avslutar mötet helt. Deltagarna kan t.ex. i tur och ordning ge feedback genom att säga sin fiilis eller åsikt om ett ämne. Vid det här skedet är det också en bra idé att använda något av de ovanstående verktygen/tipsen ifall alla inte hinner säga sin åsikt. Här finns också samlat många digitala verktyg man kan ta nytta av.