Anmälningsblanketten

Anmälningsblanketten lönar sig definitivt att bygga upp i medlemsregistret Kuksa. Där är redan alla förordningar om personuppgiftshantering tagna i beaktande. Ifall ni bygger upp anmälningen utanför Kuksa så bygger ni i princip upp ett helt nytt register och behöver då gå igenom en del mer byrokrati för att uppfylla personregisterlagen.

Nedanstående anvisning utgår ifrån Kuksa.

Fundera på

Vill vi ha en gemensam anmälningsblankett?

  • Fördel: alla deltagare finns i ett och samma evenemang, alla arrangörskårer kommer åt uppgifterna
  • Nackdel: endast en kår kan fakturera, om ni väljer att sköta det via Kuksa.
  • Har alla kårer matat in målsmän i Kuksa, för alla minderåriga?
  • Har alla målsmän redan login till Kuksa? Hur aktivt har kåren använt Kuksa som anmälningsformulär?
    • Ber vi målsmän anmäla direkt sina barn eller…
    • …eller anmäler vi i kåren scouterna i Kuksa?
    • Hur gör vi med kompisdeltagare? Får man komma med som kompis? Kopplas då kompisen till den kårens deltagare, där kompisen är medlem? (OBS! Fråga efter scoutkompisens namn i anmälan, underlättar pusslandet efter anmälningstiden.)

Hur fakturerar vi evenemanget?

  • via Kuksa kan endast en av arrangörerna fakturera alla deltagare
    • kräver att kåren har företagskontoavtal med banken
    • elektroniska referenslistor
    • endast en kår får då kostnaderna i sin reskontra
  • sköter alla kårer sina egna fakturor?

Anmälningsblanketten

Börja med att fundera vad ni behöver veta om deltagarna för evenemanget? All basinformation finns i Kuksa från tidigare (namn, adress, målsman etc.). Vad behöver ni veta för evenemanget? Undvik att göra en alltför komplicerad blankett.

Kostnader

Vilka kostnader har ni för evenemanget? Undvik i mån av möjlighet många olika kostnader, som anmälaren själv skall kryssa i. Det blir alltid fel! Den som anmäler kanske inte vet vilken åldersgrupp det egna barnet hör till, eller sedan händer det lätt att man väljer fel då listan är lång och innehåller flera priskategorier.

  • Deltagaravgift (t.ex. Vu-läger)
  • Deltagaravgift övriga åldersgrupper
  • Deltagaravgift ledare

Om möjligt koppla priset för lägret till t.ex. anmälan av åldersgrupp/lägertid. På så sätt får alla vargungar automatisk samma pris, d.v.s. den som anmäler kan inte påverka priset utan, väljer lägertiden och betalar enligt det! I annat fall har ni eventuellt en hel del att korrigera före ni fakturerar.

Anvisningar till föräldrar

Då ni sätter igång med anmälningen, glöm inte att anvisa föräldrarna hur de ska göra!

Det viktigaste att poängtera är:

  • Föräldrarna loggar alltid in med sitt eget ScoutID, inte barnets ID. Evenangen är uppbygga så att endast en målsman eller kårledare kan anmäla utan att anmälan behöver i efterhand godkännas.
  • Välj länken för ”jag har ett scoutID”
  • Länken ”jag är inte scout” finns till för kompisanmälningar, dvs föräldrar vars barn inte ännu är med i kårverksamheten och därmed inte inskrivna i Kuksa.
  • Kontrollera att du inte anmäler dig själv (målsman), utan ditt barn. Välj i rullgardinsmenyn överst i anmälningsformuläret.