Att leda och scouta på distans

Att leda på distans innebär att du vid ett tillfälle leder ett möte eller sammankomst där en eller flera personer deltar på distans t.ex. hemifrån eller utomlands. Inom scoutingen kan vi helt enkelt säga ’att scouta på distans’ då en eller flera deltagare deltar från olika platser. All scoutverksamhet kräver inte en kårlokal eller kansli för att upprätthållas. En ledare behöver inte nödvändigtvis vara på plats för att leda.

Att scouta på distans kan göras tillfälligt eller fungera som ett permanent arrangemang. Det kan vara så att gruppmedlemmarna bor så pass långt ifrån varandra att det inte är lönt att resa till mötena. Vid sådana tillfällen kan det vara en god idé att hålla möten online. Ett lägerprojekt är ett typiskt exempel då planeringen och idéfasen sköts på distans, om planeringsgruppen kan komma från olika delar av landet.

Fördelen med att scouta på distans

Att scouta på distans är bra bl.a. ur en ekologisk synvinkel eftersom behovet att resa minskar. Att minska på resandet sparar också in på kostnader och tid. Dessutom lär sig både ledaren och de som leds olika verktyg och metoder för distansarbete som kan vara till nytta i arbetslivet. Att scouta på distans kan också skapa en lägre tröskel att ta sig an ett nytt uppdrag, då tekniken möjliggör ett mera flexibelt sätt att delta i scoutverksamheten. Om det är möjligt att göra ett scoutuppdrag på distans är det är en god idé att nämna den möjligheten redan i uppdragsbeskrivningen. Det kan sänka tröskeln för någon att ansöka om uppdraget.

Vad för slags kunskap behöver du för att leda på distans?

Att leda på distans är utmanande för ledarskapet. Hur ska man planera och genomföra möten och hur får man hela gruppen engagerad och motiverad om man inte ses ofta? Och hur pass ofta vore det bra att ses?

Scoutingens ledarskapsmodell fungerar  bra också som underlag då vi pratar om att leda på distans. En gruppledare som leder på distans får ofta vara kreativ för att hålla igång gruppens arbete.

Att visionera: Hur leder man gruppen mot ett gemensamt mål? Hur kan man på distans skapa en gemensam vision?

Att lyssna: Hur lyssna och involvera personer man inte ser? Räcker det med onlinemöten för hela gruppen? Eller ska du vara i kontakt med varje enskild gruppmedlem? Hur ser jag till att alla får samma information? Hur skapar jag en känsla av gemenskap i gruppen?

Organisationsförmåga: Hur kan projektet ledas på distans? Eller hur delta i planeringen på distans? Vet ledaren vad som förväntas av hen? Hur sätta igång idéer i praktiken och hur dela upp ansvarsområden? Vilka tekniska verktyg kan vara till nytta i projektledarskapet? Har alla tillräckliga tekniska kunskaper för att använda verktygen och för att lösa eventuella problem?

Att leda dig själv: Vad för nytt kan man lära sig av att scouta på distans och att leda på distans? Vad borde man beakta för en själv och för andra då man verkar distans? Är det meningsfullt för mig att arbeta på distans?

Att leda och scouta på distans förutsätter oftast en god internetanslutning, dator eller annan enhet varifrån man t.ex. kan delta i onlinemöten. Om du har möjlighet att använda mikronfon och headset rekommenderas det. Oftast innebär att scouta på distans också att man arbetar i gemensamma filer och dokument.

Gemensamma arbetssätt hjälper er att lyckas

Att leda och scouta på distans fungerar bäst när hela gruppen följer gemensamma spelregler. Det gör arbetet lättare och osäkerheten mindre. Åtminstone följande saker är bra att fundera över och komma överens om när en ny gruppsammansättning skapas eller nya medlemmar kommer med:

Spelregler

Spelregler stöder gruppernas arbete mot det gemensamma målet. De beskriver villkoren på ledarens och de leddas förväntningar och önskan av varandra. Gruppens arbete kan utvecklas under arbetes gång, men det är smidigare för det gemensamma arbetet att redan på förhand diskutera de här sakerna. Vi fungerar alla på olika sätt, hur vi kommunicerar och behovet av kommunikation är individuellt. Det är en god idé att skriva ner de gemensamma spelreglerna så att de inte glöms bort. Introduktion av eventuella nya medlemmar underlättas även om det finns antecknat, då kan man enkelt gå tillbaka och se vad som bestämts.

Kommunikation

Kommunikation är bra att inkludera i spelreglerna. Hur ofta ska gruppen träffas och hur långa ska träffarna var? Hur mycket arbete ska göras mellan mötena? Vilka kommunikationskanaler ska gruppen använda och hur snabbt förväntas man svara? Hur tas beslut mellan möten? Hur löser vi kommunikationsproblem i gruppen? Det kan vara bra med någorlunda regelbunden kontakt, så hålls verksamheten igång och välmående och trivseln i uppdraget kan förbättras. Ett gemensamt elektroniskt arbetsutrymme, e-post och en chatt är vanliga kommunikationssätt, men varje grupp väljer det sätt som passar hela gruppen bäst. Det är också bra att komma överens om hur informationen delas så den är tillgänglig åt alla. Att hålla kontakt med varandra behöver inte alltid vara så seriöst, emojis i chatten eller en tumme upp att man noterat ett meddelande räcker ibland bra till!

Beslut

Vem gör besluten i gruppen? Vilka beslut kan gruppens medlemmar göra själva och vilka beslut kräver att hela gruppen är med och gör? Om mötesledaren inte själv kan närvara rekommenderas det att man delegerar uppgifter och ber någon annan leda mötet.

Feedback

Det kan vara lönt för gruppens ledare att fundera på hur feedback ska ges. Att ge beröm och tack öppet i en grupp är trevligt, men att prata om personlig ork kan vara bra att göra enskilt. Man måste också ta i beaktande och fundera över den rätta tidpunkten för åtgärder. Om det finns saker som ledningen är oense om kan det vara bra att fundera på om man ska ta itu med problemet på distans eller om det vore bättre att träffas fysiskt.