Fiilisen inför evenemanget kan också byggas upp i ett Facebook-event, en whatsapp-grupp eller liknande, men kom ihåg att utse en kanal där all relevant information samlas. Det är viktigt att det finns ett ställe där deltagarna vet att de hittar informationen, så att de inte behöver söka på många olika kanaler.
På större evenemang (t.ex. läger) är det viktigt att utse en informationsansvarig, medan det på mindre evenemang kanske är naturligast att stabschefen är informationsansvarig. I båda fallen är det viktigt att det i de medverkande kårerna finns minst en ledare som är insatt i evenemanget och kan svara på kårmedlemmarnas frågor.
Infobrevet till de anmälda ska gärna innehålla åtminstone:
- Information om var de ska vara när och hur de kan ta sig dit.
- Information om vad evenemanget kostar och hur de ska betala avgiften.
- Information om vad de ska ha med sig, samt viktiga grejer som påverkar packningen (som om man sover inomhus eller utomhus, om man ska bära sin packning långt eller inte alls, etc.)
- Information om hur man ska göra om man måste annullera sitt deltagande, och vilka regler som gäller.
- Information om vem man kan kontakta om man har frågor om evenemanget (här är det bra med minst två olika personer, varav den ena är evenemangets stabschef, och den andra gärna kan vara en ledare ”nära” deltagaren.
- En deltagarlista kan vara kul att ha med så att deltagarna ser vilka andra som är påväg, och kan kontakta sina kompisar på förhand för att koordinera skjutsar etc. Notera dock att för att få skriva ut deltagarna i infobrevet så måste ni ha tillstånd av deltagarna själva. Det lönar sig att ha en fråga om detta i anmälningsformuläret.
I Evenemangsplaneringsmappen i Materialbanken finns en infobrevsmall som kan användas som botten.
E-post / printning och postning
Ifall ni haft anmälningsblanketten i Kuksa så kan ni från evenemanget enkelt skicka e-post till alla deltagare och deras målsmän.
Ifall ni vill posta infobreven så får ni ur Kuksa enkelt ut adressetiketter. På scoutkanslierna kan kårerna printa och frankera (båda dessa till självkostnadspris).
