Rekrytering och val
I den första delen av uppdragsnyckeln finns många steg:
Vilka uppdrag behövs i en scoutkår?
Först lönar det sig att tänka på hur en perfekt scoutkår skulle se ut. Om det skulle finnas tillräckligt många vuxna i kåren, hur skulle ni då dela uppgifterna mellan er så att alla har motiverande och meningsfulla uppgifter som inte är för krävande eller så obetydliga att intresset dalar? Tänk i det här skedet inte på roller utan uppgifter, lista hellre vad en kårchef gör än att konstatera att en sådan behövs. Det är möjligt att en person kan göra allt som ni listar, men det är också möjligt att det är klokare att dela uppgifterna på flera. När den perfekta organisationen är nedtecknad och illustrerad är ni redan väldigt långt! Om slutresultatet är alldeles för orealistiskt kan ni fundera på hur ni kan komma närmare verkligheten just nu i scoutkåren.
Till näst lönar det sig att skriva upp vilka saker som de vuxna i kårerna skulle göra: vad skulle de vara ansvariga för, vad skulle de sträva till i sina uppgifter, vad bör de få gjort under tiden som de har uppdraget, vilka förväntningar har ni på slutresultatet efter att uppdraget avslutats? En annan viktig sak är längden på uppdraget: hur länge bör man förbinda sig till de olika uppdragen? På det här sättet får ni en förteckning på de uppdrag ni har i kåren och en kort beskrivning av vart och ett, en uppdragsbeskrivning. Uppdragsbeskrivningen kan förstås också vara längre om ni vill!
Vilket kunnande behövs i uppdraget?
När ni har listat alla uppdrag som behövs så blir nästa steg att fundera på vilken typs kompetens eller kunnande som behövs i de här uppdragen: t.ex. kunskap från tidigare, erfarenhet, kontakter och nätverk. De här nyckelorden lönar sig att lägga med i uppdragsbeskrivningen. Fundera gärna vilken av dina bekanta som skulle klara sig bäst i uppdraget och varför tror du att just hen skulle klara det? Vad är det hen kan som hjälper hen att klara av uppdraget?
Vem kan verka i uppdraget?
När ni är klara med uppdragsbeskrivningen så saknas egentligen bara personen som sätter igång.
1) Informera att ett uppdrag är ledigt och vad som krävs för uppdraget.
Genom att berätta att ett uppdrag är ledigt så mångdubblas chanserna att hitta någon som tar sig an det. Det lönar sig förstås att fundera på hur man berättar om det. Är kårens hemsida det rätta stället? Når ni de personer som ni vill där eller fungerar kanske ledargruppen på sociala medier bättre?
2) Ta direkt kontakt med de personer som ni tror kunde vara lämpliga för uppdraget.
Barnens föräldrar har ofta breda nätverk och att sprida ordet genom föräldrarna kan också vara ett fruktsamt sätt att nå de rätta personerna.
Ni kan ockå fråga direkt de personer som ni blir tipsade om eller som ni kommer på. Personer som ännu inte är scouter kan också vara hur lämpliga som helst och uppdraget kan bli en passlig inkörsport till scoutingen. Om ni inte hittar den perfekta personen just nu så lönar det sig att fundera om, finns det kanske någon med sådan bakgrund att den lätt skulle kunna lära sig de saker som krävs?
När ni nu har en lista på namn eller en kö vid dörren till kårlokalen lönar det sig att sortera bland de intresserade, vem skulle vara allra bäst i det här uppdraget?
Om den lämpliga personen inte självmant hör av sig lönar det sig att fundera ut en strategi för att komma i kontakt med hen. Känner någon personen bättre än du? Kanske den kan komma överens om en kort träff där ni berättar om uppdraget? Eller så att du kan nämna den gemensamma bekanta när du ringer, och säga att ni diskuterat hur bra den här personen skulle passa i uppdraget?
Handslag
Handslaget innbär att komma överens om uppdraget och att föra en handslagsdiskussion. När rekryteringen och valet av uppdragstagaren är klara är det dags för handslag. Handslagsdiskussionen görs mellan uppdragsgivaren och uppdragstagaren. I de flesta fall ansvarar uppdragstagaren inför uppdragsgivaren i sitt uppdrag och får stöd av hen. FiSSc har egna handslagsbotten som du kan utgå ifrån. Här är några saker som det är bra att ta upp i handslagsdiskussionen (frågorna är formulerade ur uppdragstagarens synvinkel):
Uppdraget:
- Vad är syftet med mitt uppdrag. Vad ansvarar jag för?
- Var finns mina uppgifter definierade? Till exempel i verksamhetsplanen, i projektplanen, i gruppens arbetsbeskrivning, i uppdragsbeskrivningen…
- Vilka saker styr mina uppgifter? Till exempel scoutprogrammet, regelverket, någon målgrupps önskningar och behov, lagstiftningen…
- Med vem sköter jag mitt uppdrag? Vilka är de viktigaste samarbetsinstanserna?
- Vilka resurser har jag i mitt uppdrag?
- Inför vem ansvarar jag över mitt uppdrag?
Mål och åtgärder
- De viktigaste målen under min uppdragsperiod, både uppdragets mål och mina personliga mål.
- De viktigaste åtgärderna.
Stöd, introduktion och självutveckling
- Vem ansvarar för min introduktion? Vad hör till introduktionen?
- Vilka kunskaper och färdigheter krävs för uppgiften? Hur kan jag utveckla mitt kunnande på nödvändiga punkter?
- Kräver uppdraget någon formell kompetens? Hur får man den?
- På vilka punkter vill jag själv utvecklas under uppdraget. Hur gör jag det?
- Vem ger mig stöd för uppgiften? Hurdant stöd kan jag få?
- Vad gör jag då jag behöver hjälp?
Rapportering, utvärdering och feedback
- Till vem berättar jag hur det går?
- När lyckas jag i min uppgift? Hur och med vem utvärderar hur bra jag lyckats?
- Hur, när och av vem får jag feedback?
- Om vilka saker vill jag själv få feedback?
- Åt vem ger jag feedback?
Mina egna förutsättningar för att fungera i uppdraget
- Tidsanvändning: hur mycket tid kan och vill jag ge? Vid vilken tid på dygnet, i veckan och på året?
- Vilka saker påverkar eller kan tänkas påverka min tidsanvändning?
- Med hur kort varsel kan jag ta emot nya uppgifter och komma överens om en träff?
- Hur jobbar jag helst – ensam, i grupp, med ett par, elektroniskt, genom att träffas…
- Möjlighet att resa.
Till sist
- Vad annat är det viktigt att komma överens om?
- När har vi mellanhandslagsdiskussionen?
Det är bra att komma ihåg att handslagsdiskussionens fokus ska läggas på behovet av stöd. Uppdragstagaren ska också uttrycka sina förväntningar på uppdraget, uppdragsgivaren och kåren.
Utnämning, introduktion och anpassning
Utnämning låter kanske lite snofsigt men det betyder helt enkelt att man berättar för alla att någon har fått ett uppdrag och vilket uppdrag det är. Samtidigt är det bra att dessutom förklara vad som hör till uppdraget och vad som inte hör dit. Det är lätt hänt att någon tror att uppdraget är större och inbegriper mera saker än vad det egentligen gör, vilket senare kan leda till missförstånd och eventuella problem.
Utbildning, till exempel en kurs, kan vara en del av introduktionen. Finlands scouters och FiSSc:s utbildningssystem innehåller specialiserade utbildningar för flera olika uppdrag. Det är förstås viktigt att känna till kårens sätt att fungera och traditioner. Det är knepigt att överföra s.k. tyst kunskap och därför är det bra komma ihåg att sådant tar tid.
Att anpassa sig betyder inte att uppdragstagaren anpassar sig till kåren. Det är precis tvärtom, d.v.s. att organisationen anpassar sig till den nya medarbetaren. Det allra bästa är att övergången sker smidigt så att den nya uppdragstagaren kan följa med vad hens föregångare gör under en kort tid. Både organisationen och uppdragstagaren drar nytta av att den nya lär sig hur man gjort förut.
Att sköta sitt uppdrag, utbildning och stöd
Trots all introduktion och anpassning behöver uppdragstagaren alltid stöd, vilket man förhoppningsvis redan har kommit överens om i handslaget. Stödet kan förstås vara någon form av utbildning men kåren kan också hjälpa sina vuxna aktiva på många andra sätt. Ledarrådet är superviktigt och alla chanser att träffa andra vuxna med liknande uppdrag kan stöda verksamheten. En åldersgruppsledare kan till exempel få direkt stöd av den åldersgruppsansvariga. Individuellt stöd är effektivt då man kan prata om just de saker som behövs. I bästa fall finns det stöd att få just på den plats och i den stund då man behöver det.
Mellanhandslag, utvärdering och feedback
Mellanhandslaget görs vid ett lämpligt tillfälle då personen har haft sitt uppdrag exempelvis ett halvår. Då går man på nytt igenom tidigare överenskommelser. Är de fortfarande aktuella och känns de vettiga? Mellanhandslaget är också till för att ge och få feedback och utveckla saker vidare.
Utvärderingen av hur det går i uppdraget ska göras enligt det man kommit överens om i handslaget och varje uppdragstagare har rätt att få feedback. Det är bra att alltid ge feedback, också positiv feedback, varje gång det finns en anledning till det – spara inte på feedbacken till den överenskomna feedbacksdiskussionen. Ärlig respons är den bästa lönen man kan få för frivilligarbete, eftersom det hjälper en att utvecklas. I uppdragsnyckeln finns en återkoppling från mellanhandslaget till stöd och utbildning; det betyder att utvärderingen av uppdraget kan visa att det skulle behövas mer stöd eller utbildning.
Ett nytt uppdrag, en paus eller en fortsättning på det gamla
Under handslaget bestämmer man längden på uppdraget. Då det avtalade uppdraget tar slut är det dags att komma överens om fortsättningen. Ett alternativ är att fortsätta det gamla uppdraget. Man kan förnya samma uppdrag en eller kanske till och med två gånger men sedan är det dags att fundera på helt nya uppdrag eller åtminstone att utvidga uppdraget. Det är en bra regel att alltid göra ett nytt handslag även då uppdraget förnyas, så att man på nytt kan tänka genom bl.a. målen och behovet av stöd. Uppdragsgivaren kan också hjälpa att hitta ett nytt uppdrag i kåren eller varför inte i FiSSc. Kårens chefstrio har ofta bättre insyn än uppdragstagaren i var det behövs frivilliga och vilka intressanta uppdrag som är lediga.
Ett annat alternativ är att ta en paus efter att uppdraget tagit slut. En vuxen scout som inte har något uppdrag sitter i kajutan, alltså på scoutpaus. Det här kan vara en bra lösning då den frivilligas livssituation förändras och tiden inte vill räcka till för scouting. Det lönar sig för kåren att komma ihåg vuxna som tagit en paus genom att berätta för dem om vad som är på gång och bjuda in dem till kårens evenemang för vuxna. Då blir det mycket lättare att komma tillbaka till ett nytt uppdrag i kåren efter att hållit en paus.
Viktigt att komma ihåg
- Scouting är verksamhet för barn och unga, som stöds och handleds av vuxna.
- Det erbjuds stöd och utbildning åt vuxna för uppdragen.
- Den vuxna som har ett uppdrag har gjort ett handslag.
- Alla vuxna behöver inte ha ett uppdrag hela tiden utan en vuxen kan ”bara” vara med.
- Den vuxna har rätt att erbjudas lämpligt stora uppdrag som hen vill och kan sköta med. tanke på allt annat i hens liv.
- De vuxnas uppdrag ska också ge en chans till självutveckling och utmaningar i stigande svårighetsgrad.
