Vad som behöver göras inför ett evenemang, och med vilken tidtabell, varierar såklart från evenemang till evenemang. Här kommer en checklista som kan vara bra att ha som grund då ni lägger upp tidtabellen för er evenemangsplanering.
Evenemangsplanering – To Do
(samma info som i checklistan, men i annat format)
- Kontakta kårer ni vill samarbeta med.
- Utse stab
- stabschef / stabchefstrio
- kårrepresentanter
- matlagare
- trygghetspersoner / trakasseriombud
- övriga stabsmedlemmar
- gör handslag med stabschefen
- stabschefen gör handslag med de övriga stabsmedlemmarna.
- Slå fast datum.
- Boka plats, kontrollera transportmöjligheter.
- Inled planeringen och gör upp en tidtabell.
- Informera FiSSc om evenemanget, be gärna om stöd ifall ni behöver.
- Gör upp en budget.
- Kom överens om hur ni sköter ekonomin; fakturering och ekonomiuppföljning.
- Sök om ev. understöd och spons.
- Planera evenemangets program, gör upp ett dagsprogram och dela ut programpassen för detaljplanering.
- Bekanta er med säkerhetsföreskrifterna och ta reda på vilka anvisningar som gäller för ert evenemang.
- Gör upp en säkerhetsplan för evenemanget.
- Kontrollera vilka behov det finns att kontakta markägare och myndgheter (räddningsverk).
- Bygg upp en anmälningsblankett i Kuksa.
- Kom överens om hur ni sköter marknadsföringen (vilken marknadsföring står staben för, vilken marknadsföring sker i kårerna).
- Skapa gemensamt marknadsföringsmaterial i staben, och kårspecifikt material i kårerna.
- Marknadsför! (infobrev, planscher, SoMe, webbplats, Kårposten..).
- Rekrytera de ledare som ännu saknas.
- Ta emot anmälningar.
- Ta in deltagaravgifter (förslagsvis i kårerna).
- Boka eventuell buss.
- Skicka ut infobrev åt deltagarna med praktisk information om evenemanget.
- Mat-teamet får allergilista och matbudget och planerar meny och inköpslista.
- Se över materialbehovet och vem som skaffar vad varifrån.
- Kolla upp om någon behöver förskott för stora inköp.
- Finslipa planerna.
- Hämta eventuell nyckel till eventuell stuga och bekanta er med info och anvisningar om stället.
- Gör alla inköp.
Efter evenemanget:
- Utvärdera evenemanget
- Redovisa alla utgifter och red upp ekonomin
- Arkivera planer, material och utvärderingar så att nästa stab kan ta del av materialet