En budget gör du upp då du börjar planera evenemanget för att klargöra vilka saker som är ekonomiskt möjliga att förverkliga och för att säkerställa att pengarna räcker till och ungefär lika viktigt; att pengarna som finns kommer till användning.
Budgetmall – I materialbanken finns en budgetmall i excel som du kan utgå ifrån ifall kåren inte redan har en.
Bra att tänka på:
Inkomster:
På inkomstsidan finns i allmänhet:
- Deltagaravgifter: Ska alla deltagare betala samma deltagaravgift? Finns det olika åldersgrupper som deltar olika lång tid i evenemanget? Ska ledarna/arrangörerna betala samma avgift som deltagarna, en lägre avgift eller ingen avgift?
- Spons och understöd
Utgifter:
På utgiftssidan finns bland annat:
- Hyra för kursplatsen; Kom ihåg att kolla om det pris ni kommer överens om med ställets ägare innefattar moms, eller om det tillkommer.
- Matkostnader: FiSScs matbudget brukar vara 8€/person/dygn. Det brukar räcka till helt ok mat med liten guldkant, men ingen överdådig lyx.
- Resor: Ska ledarna/arrangörerna som behöver köra mycket för evenemangets skulle få kilometer-ersättning? (FiSScs kilometer-ersättning för stabsmedlemmar är 0,18cent/km + några extra cent/passagerare eller för skrymmande transport) Ska tågbiljetter betalas för ledare som kommer från studieorten för att vara med? Behöver ni boka en buss för att få ut deltagarna till kursplatsen? Ska deltagare kunna få reseunderstöd?
- Material: Pysselmaterial, utbildningsmaterial, utfärdsutrustning för evenemanget, spel, ved etcetc.
- Print, kopiering, post: Ska marknadsföringsmaterialet vara i färg på papper eller marknadsför ni med digitala metoder? Ska infobrev printas och postas eller skickas de per e-post? Kommer ni att printa sångblad eller uppgiftshäften? Stora mängder orderbrev för tävlingsuppgifter?
- Övriga utgifter: kommer ni till exempel att vilja ”hyra in” någon utomstående expert som vill ha någon form av ersättning?
- På stora evenemang lönar det sig att också budgetera en buffert för oförutsedda utgifter.
Summa
Får evenemanget gå på minus? Kan kårerna subventionera evenemanget?
Kom färdigt överens om hur ni gör ifall lägret går på plus eller på minus. Hur fördelar ni överskott/underskott?