En budget gör du upp då du börjar planera evenemanget för att klargöra vilka saker som är ekonomiskt möjliga att förverkliga och för att säkerställa att pengarna räcker till och ungefär lika viktigt; att pengarna som finns kommer till användning.
Budgetmall – I materialbanken finns en budgetmall i excel som du kan utgå ifrån ifall kåren inte redan har en.
Gör en budget för evenemanget:
Inkomster:
- Deltagaravgifter: Ska alla deltagare betala samma deltagaravgift? Finns det olika åldersgrupper som deltar olika lång tid i evenemanget? Ska ledarna/arrangörerna betala samma avgift som deltagarna, en lägre avgift eller ingen avgift?
- Medelanskaffning: samla pengar till kåren till exempel genom sponsorering, försäljning, bidragsansökning eller understöd.
Utgifter:
- Hyra för kursplatsen; Kom ihåg att kolla om det pris ni kommer överens om med ställets ägare innefattar moms, eller om det tillkommer.
- Matkostnader: FiSScs matbudget brukar vara 8€/person/dygn. Det brukar räcka till helt ok mat med liten guldkant, men ingen överdådig lyx.
- Resor: Ska ledarna/arrangörerna som behöver köra mycket för evenemangets skulle få kilometer-ersättning? (FiSScs kilometer-ersättning för stabsmedlemmar är 0,18cent/km + några extra cent/passagerare eller för skrymmande transport) Ska tågbiljetter betalas för ledare som kommer från studieorten för att vara med? Behöver ni boka en buss för att få ut deltagarna till kursplatsen? Ska deltagare kunna få reseunderstöd?
- Material: Pysselmaterial, utbildningsmaterial, utfärdsutrustning för evenemanget, spel, ved etcetc.
- Print, kopiering, post: Ska marknadsföringsmaterialet vara i färg på papper eller marknadsför ni med digitala metoder? Ska infobrev printas och postas eller skickas de per e-post? Kommer ni att printa sångblad eller uppgiftshäften? Stora mängder orderbrev för tävlingsuppgifter?
- Övriga utgifter: kommer ni till exempel att vilja ”hyra in” någon utomstående expert som vill ha någon form av ersättning?
- På stora evenemang lönar det sig att också budgetera en buffert för oförutsedda utgifter.
Summa
Får evenemanget gå på minus? Kan kårerna subventionera evenemanget?
Kom färdigt överens om hur ni gör ifall lägret går på plus eller på minus. Hur fördelar ni överskott/underskott?
Att tänka på när ni ordnar gemensamma evenemang med andra kårer:
- Kom i ett tidigt skede överens om hur ni hanterar evenemangets ekonomi. Gör upp ett samarbetsavtal där ni tydligt skriver ned vad ni kommit överens om.
- Vi rekommenderar att kårerna tar in deltagaravgifterna för sina egna deltagare och att detta inte görs centralt (vi rekommenderar inte användningen av Kuksas evenemangsfakturering för ändamålet, ifall ni inte är bekanta med programmet från tidigare och vet hur och att det fungerar för er).
- Vi rekommenderar att en kår har huvudansvaret för ekonomiskötseln.
- Kom ihåg att ta in deltagaravgifter i tid så att ni har pengar då utgifterna börjar rulla in.
- Kom på förhand överens om hur ni gör ifall evenemanget går på plus eller minus (förslag; de medverkande kårerna delar på att betala underskottet eller få del av överskottet i proportion till antalet deltagare)
- Undvik att hantera kontanter
Fakturering via Kuksa
Om ni väljer att fakturera evenemanget via Kuksa (OBS! Om ni har en gemensam Kuksablankett kan enbart en kår fakturera alla deltagare) notera följande före ni skapar fakturorna:
- Det är ytterst lätt att skapa fakturorna, men att sköta reskontran (märka fakturorna som betalda) är lite knepigare. Om detta inte görs förblir fakturorna öppna i deltagarens profil! Senast då personen vill sluta i scouterna kommer man inte att kunna skriva ut personen då Kuksa meddelar att denne har obetalda fakturor.
- Har kåren ett företagskontoavtal med banken som ger dem rätt att få referensbetalningar elektroniskt?
- Elektroniska filer från banken skall vara av typen: KTL-fil (XML-filer fungerar inte!)
- Utan elektroniska referenslistor blir det mycket manuellt arbete med att märka fakturorna som betalda.