Kom i ett tidigt skede överens om hur ni hanterar evenemangets ekonomi i och med att flera olika kårer är inblandade. Gör upp ett samarbetsavtal där ni tydligt skriver ned vad ni kommit överens om.
Tänk till exempel på:
- vi rekommenderar att kårerna tar in deltagaravgifterna för sina egna deltagare och att detta inte görs centralt (vi rekommenderar inte användningen av Kuksas evenemangsfakturering för ändamålet, ifall ni inte är bekanta med programmet från tidigare och vet hur och att det fungerar för er)
- vi rekommenderar att en kår har huvudansvaret för ekonomiskötseln
- kom ihåg att ta in deltagaravgifter i tid så att ni har pengar då utgifterna börjar rulla in
- kom på förhand överens om hur ni gör ifall evenemanget går på plus eller minus (förslag; de medverkande kårerna delar på att betala underskottet eller få del av överskottet i proportion till antalet deltagare)
- undvik att hantera kontanter
Fakturering via Kuksa
Om ni väljer att fakturera evenemanget via Kuksa (OBS! Om ni har en gemensam Kuksablankett kan enbart en kår fakturera alla deltagare) notera följande före ni skapar fakturorna:
- Det är ytterst lätt att skapa fakturorna, men att sköta reskontran (märka fakturorna som betalda) är lite knepigare. Om detta inte görs förblir fakturorna öppna i deltagarens profil! Senast då personen vill sluta i scouterna kommer man inte att kunna skriva ut personen då Kuksa meddelar att denne har obetalda fakturor.
- Har kåren ett företagskontoavtal med banken som ger dem rätt att få referensbetalningar elektroniskt?
- Elektroniska filer från banken skall vara av typen: KTL-fil (XML-filer fungerar inte!)
- Utan elektroniska referenslistor blir det mycket manuellt arbete med att märka fakturorna som betalda.
