Medlemsavgiftsfakturering via Kuksa

Kuksa är ett välfungerande verktyg för kåren att fakturera medlemsavgiften av sina medlemmarna. Ni kan fakturera både era ordinarie, aktiva medlemmar (medlemstyp 1, -2, och -3) men även eventuella understödande medlemmar. Det finns dock några saker att ställa rätt i Kuksa och ta ställning till före ni skapar fakturorna.

Vi rekomenderar starkt att kåren går inför att fakturera sina medlemmar redan i november/december avgiften för följande år. På så sätt har kåren summorna inbetalda redan då fakturan från förbundet skickas. Med detta system kan ni även före årsskiftet skriva ut (ändra medlemsstatus) för de medlemmar som inte betalat och således endast behöva betala till förbundet för medlemmar som de facto är aktiva medlemmar. An efter medlemmar sedan betalat, ändrar ni medlemstypen rätt och förbundet fakturera er för dessa i följande rat!

Kom även ihåg att ni kan boka in en egen handledning gällande detta med förbundskoordinator Frida Lundberg. Vi tittar då tillsammans hur kåren kan fakturera sina medlemmar via Kuksa, hur ni följer upp betalningar och gör påminnelser samt hur ni kan fortlöpande fakturera nya medlemmar under årets gång. Hör av dig till frida.lundberg@scout.fi om din kår vill övergå till att fakturera via Kuksa.

  • Börja med att ta ut en rapport över kårens vårdnadshavare (Rapporter -> Målsmän för kårens scouter)
  • Kontrollera därefter att varje scout har sin vårdnadshavare vald som betalare
    • Sök scouten
    • Välj fliken ”medlemskap”
    • Tryck på länken ”redigera” längst till höger vid kårens namn
    • Ungefär mitt på sidan finns stället för vald betalare. Om barnet själv är nämnd som betalare, sök vårdnadshavaren med hjälp av hens namn (se rapporten du nyss tagit ut). Välj därefter vårdnadshavaren som betalare ur rullgardinsmenyn.
    • Spara
  • Fakturatypen läses från personprofilen d.v.s. för minderåriga är det fakturasättet som vårdnadshavaren har vald i sin profil som styr hur fakturan skickas.
  • Du kan ändra faktura sätt antingen genom att:
    • Be föräldrarna ändra detta själv i sin profil
    • Ändra det åt dem i profilen
    • Ändra leveranssätt för fakturan då du skapat dem, men inte ännu skickat dem.
      OBS! Detta löser endast den enskilda just nu skapade fakturan. Du står inför samma problem nästa gång du ska fakturera!
  • Gå till styrdata (Kuksa -> gråa balken till vänster)
  • Välj ”bokföringskonto” - fyll i ett bokföringskonto åt medlemsfaktureringen. Bokföringskonto är oftast en fyrsiffrig nummerserie som indikerar vilken typ av intäkter inkomsten hör till.

    Bokföringskonto kan t.ex. vara:

    • 1000 (medlemsavgifter)
    • 2000 (deltagaravgifter på kårevenemang)
    • 3000 (produktförsäljning)
  • Välj ”kostnadsställe” - fyll i ett kostnadsställe för medlemsfaktureringen. Kostnadsställe kan t.ex. vara tresiffriga nummerserier som specificerar typen av medlemsavgift (tillhör samma bokföringskonto).

    Kostnadsställe kan t.ex. vara:

    • 100 (kårens ordinarie medlemmar: medlemstyp 1, medlemstyp 2, medlemstyp 3)
    • 200 (understödande medlemmar)

För bokföringskonto och kostnadsställe kan det vara bra att diskutera med kårens ekonom eller verksamhetsgranskare och införa samma kontoplan i Kuksa som bokföringen är uppbyggd enligt.

  • Sök kåren-> redigera kårens kontaktuppgifter
    • Fyll i bankkontouppgifter i kårprofilen. Kontouppgifterna för fakturan läses från kårprofilen
  • Fyll i avgiften för kårmedlemskapet (-> fliken ”Medlemskap”)
    • Lägg in summan för alla de medlemstyper ni fakturerar
    • Koppla rätt bokföringskonto och konstansställe till kostnaden
  • På fakturan antecknas som adress, kårens postmottagares adress. Fyll i för stunden t.ex. ekonomens eller kårlokalens adress om ni inte vill att postmottagarens adress blir synlig på fakturan. OBS! Kom ihåg att ända tillbaka efter att du skapat fakturorna – så att t.ex. kårposten når rätt person därefter.

Medlem som endast ska betala kåravgift

Har ni i kåren medlemmar som har en annan kår som ”första kår”? Dessa medlemmar betalar FS + FiSSc andelen av medlemsavgiften till den kår där de är första medlemmar och ska därför inte behöva betala den en till gång till er kår! Du kommer åt att ändra summan på dessa medlemmars fakturor före du skickar dem. Notera i detta skede namnen på dessa medlemmar så att du kommer ihåg att ändra summan före det sista skedet (-> skicka fakturorna)

Medlem som inte ska betala något alls

Har ni hedersmedlemmar (av medlemstyp1) som ni inte vill fakturera en avgift av, men där kåren betalar för FS och FiSSc avgiften till förbundet?

  • Gå till medlemmens profil
  • välj fliken ”Medlemskap”
  • mitt på sidan finns en ruta ”kåren fakturerar inte medlemskapet” – kryssa i rutan – då skapas ingen medlemsfaktura för personen

Du kan nu ta fram en lista på de fakturor som systemet kommer att skapa.

  • Välj ikonen ”Fakturering” (vänstra balken)
  • Välj rätt typ av fakturering du vill skapa
    • Fakturera medlemmar (Medlemstyp1,-2, -3)
    • Fakturera övriga medlemstyper (t.ex. understödande medlemmar)
  • Ange vilket året för medlemsavgiften du fakturerar
  • Uppge förfallodag för fakturan – OBS! Detta kan inte korrigeras senare, d.v.s. korrigera nu om 14 dagar inte är det du vill ha som betaltid.
  • Välj medlemsorganisation
  • Välj de medlemstyper du vill fakturera. Du kan välja alla tre genom att hålla in ctrl-knappen samtidigt som du väljer alternativen.
  • Tryck på ”sök de som ska faktureras”
  •  

Du får nu fram en lista på kårmedlemmar som Kuksa kan skapa en faktura åt. Kontrollera att alla finns med, att antalet fakturor överensstämmer med antalet medlemmar ni har.

  • I listan ser du även nu vilken typ av faktura som skapats (pappersfaktura, e-postfaktura). I detta skede (före du skapat fakturorna) kan du ännu ändra fakturasätt i personprofilen, t.ex. ändra pappersfaktura till e-postfaktura
  • Om du är säker på att summan och antalet fakturor är rätt – tryck på knappen ”Skapa fakturorna”. Observera att du därefter skapat fakturorna för året och handarbete krävs om något gick fel (se nedan ”Hjälp – något gick fel”).
  • Notera att du i detta skede endast skapat fakturorna, inte ännu skickat dem!
  • Välj ikonen fakturering (grå balk, vänster sida)
  • Gå till ”Ekonomiförvaltning”
  • Sök fakturorna du just skapade:
    • Kryssa för ”lähettämätön” och ”jäsenmaksu”
  • Du får nu fram en lista på fakturorna du skapat. Kontrollera ännu en gång att allt ser rätt ut. Har du specialfall, t.ex. medlemmar som är förstakårmedlemmar i en annan kår och inte således ska betala FS och FiSSc andelen på nytt, kommer du nu åt att redigera summan på hens faktura.
  • Du kan även i detta skede ännu ändra eventuella pappersfakturor till e-postfakturor
    • Tryck på fakturanumret (en blå länk)
    • Välj ”redigera” (muokkaa)
    • Redigera summan eller fakturatyp
  • Då du är redo att skicka fakturorna:
    • Välja alla (kryssa för alla fakturor du vill skicka)
      • Spara en excel-lista över fakturorna åt dig själv först som back-up
      • Välj ur rullgardinsmenyn ”Spara excel” (tallenna Excel tiedosto)
    • Välj från rullgardinsmenyn ”lähetä laskut” då du är redo att skicka fakturorna
      • Du kommer nu till följande steg, där du skickar e-postfakturorna och får en länk med eventuella pappersfakturor att skriva ut (pdf).

Summan blev fel:

  • Om endast summan är felaktig är det lättast att ändra summan manuellt i varje faktura (kan göras före du skickat dem)
    • Tryck på fakturanumret (länk)
    • Välj redigera (muokkaa)
    • Ändra summan rätt
    • Spara
    • Tryck på länken ”tillbaka” (takaisin) högst uppe.

Uppgifter på fakturan är felaktiga, d.v.s. en ny faktura måste skapas:

  • Börja med att radera märkningen över att medlemskapet fakturerats för året. Detta måste göras för hand i varje profil.
    • Sök medlemmen
    • Gå till fliken medlemskap -> redigera
    • Ungefär mitt på sidan finn ett datum och pågående årets årtal, som indikerar att personen fakturerats för medlemskapet. Radera datumet och årtalet.
    • Spara
    • Göra samma för alla medlemmar du skapat fakturor felaktigt åt.
  • Därefter måste du makulera de felaktigt skapade fakturorna.
    • Gå till fakturering
    • Välj ”ekonomiförvaltning”
    • Sök de felaktiga fakturorna
      • Kryssa i ”lähettämätön” + ”jäsenlasku”

Om kåren inte har tillgång till elektoniska referensbetalningsrapporter från banken bör skapade fakturor krediteras då de betalats. Detta så att fakturan inte förblir med status "obetald" i Kuksa. Detta skapar endast onödig förvirring bland vårdnadshavare och medlemmar, då en betald faktura syns i profilen som obetald.

Detta gör ni enklast t.ex. veckovis/månadsvis då ni fått tillgång till kontoutdrag.

  • Gå till ekonomiförvaltningen
  • Sök den faktura som är betald (sök per namn eller faktura nummer)
  • Redigera fakturan (tryck på fakturanumret = en länk)
  • Tryck på knappen "hyvitä"
  • Fakturan har nu krediterats och försvunnit ur registret.

Om kåren tar för vana att kreditera an efter betalningarna droppar in har ni sedan endast obetalda fakturor kvar i systemet. Detta medför i sin tur att ni enkelt kommer åt att påminna medlemmar om obetlada fakturor.