I dessa tider funderar många kårstyrelser hur kårens vårmöte eller årsmöte kan genomföras och huruvida mötet i så fall kan arrangeras på distans. För tillfället bör kåren följa både lagen om temporär avvikelse och föreningslagen men även följa de regler och anvisningar gällande begränsningar för sammankomster och övriga åtgärder som råder på området där kåren verkar. Hur kan kåren då försäkra sig om att allt går ”by the book” så att säga? Med en välformulerad möteskallelse undviker ni de flesta fallgroparna. Viktigt i enlighet med föreningslagen är att alla medlemmar som vill delta i årsmötet kan göra det jämlikt och tryggt. 

Lagen om temporär avvikelse i kort: 

  • I enlighet med lagen om temporär avvikelse (gäller till 30.6.2021) kan föreningens styrelse tillåta deltagande i årsmöte per distans och via ombud, även om det inte är tillåtet enligt föreningens stadgar.  
  • Alternativt deltagande kan möjliggöras per post, genom datakommunikation eller med något annat tekniskt hjälpmedel. 
  • Alternativt deltagande är möjligt även om ett sådant förfarande inte är tillåtet enligt stadgarna och föreningen inte för detta ändamål har godkänt en omröstnings- och valordning. 
  • Styrelsen kan i enlighet med lagen om temporär avvikelse kräva förhandsanmälan till mötet. Sista anmälningsdag till föreningsmötet kan då vara tidigast två veckor före mötet. Med tanke på eventuella rösningar kan det vara skäl att kräva förhandsanmälan. 
  • Lagen om temporär avvikelse tillåter inte föreningen att avvika från de tidsfrister gällande när mötet senast skall arrangeras enligt föreningslagen och föreningens stadgar. 
  • För mötet måste en fysisk plats anvisas (därifrån mötet leds t.ex. ordförandes hemadress), trots att mötet sker online. Kåren kan såldes egentligen inte förbjuda någon att komma på plats, men bör följa de restriktioner gällande sammankomster som anvisas på området. 
  • I enlighet med Regionförvaltningsverkets beslut gällande sammankomster, anses nu t.ex. mindre bolagsstämmor och stadgeenliga möten för registrerade föreningar inte vara publika tillställningar. Därmed kan kåren i nuläge arrangera sitt årsmöte som ett vanligt möte på plats, förutsatt att man kan följa paragraferna 58 c och 58 d i Lagen om smittsamma sjukdomar. Dessa paragrafer inkluderar bl.a. strikta krav på hygien och tillräckliga avstånd mellan deltagarna. Trots detta rekommenderas fortfarande distansmöten i de fall där dessa kan arrangeras i enlighet med föreningslagen.

Distansdeltagande i kårens stadgar 

Lagen om temporär avvikelse gäller i nuläge fram till 30.6.2021. Även om vi förhoppningsvis kan återgå till det normala förfarandet gällande årsmöten inom kort, kan det vara skäl att i kåren se över sina stadgar. Om dessa i nuläge inte tillåter distansdelatagande, kan det vara bra att överväga att införa det alternativet i kårens stadgar. Distansmöten har säkerligen åtminstone delvis kommit för att stanna och en stadgeändring gör det lättare att arrangera möten under eventuella exceptionella omständigheter i framtiden.  

Det finns planer på att eventuellt förlänga giltighetstiden för lagen om temporär avvikelse till utgången av juni 2022, då en permanent ändring av föreningslagen eventuellt avses kunna träda i kraft. Den av Justitieministeriet tillsatta arbetsgruppen som arbetar med ärendet föreslår bland annat att det allmänt enligt föreningslagen ska bli lättare att delta i föreningsmöten på distans och att det ska vara tillåtet att ordna möten enbart på nätet. 

Finlands Scouter har skapat modellstadgar (på finska) åt kårerna som förhandsgranskats av Patent och registerstyrelsen. De svenskspråkiga översatta modellstadgarna är inte förhandsgranskade, men kåren får tillgång till dem av kårstödkoordinator Andrea Hynynen (andrea.hynynen@scout.fi) eller förbundskoordinator Frida Lundberg (frida.lundberg@scout.fi).  

FAQ 

Kan vi inte bara skjuta fram mötet så som vi gjorde på våren 2020? 

Nej! Den temporära lagen som tillät föreningar att senarelägga sina årsmöten var i kraft 1.5 -30.9.2020, vilket betyder att för tillfället kan inte föreningen skjuta upp sitt föreningsmöte.  

Vad gör vi om ingen kårmedlem kommer på mötet? 

Om mötet är stadgeenligt sammankallat, d.v.s. på rätt sätt, både gällande hur det sammankallats och när kallelsen skickats, men ingen kårmedlem utöver styrelsen deltar görs tolkningen att ”om alla är jäviga är ingen jävig”. D.v.s. då kan mötet bevilja ansvarsfrihet åt de redovisningsskyldiga.  

Om kårens stadgar redan godkänner distansdeltagande, måste man även då i kallelsen uppge en fysisk plats för mötet även om mötet arrangeras distans? 

Även om alla deltagare i praktiken deltar per distans, bör mötet alltid ändå ha en angiven fysisk adress. I kallelsen är det då lämpligast att nämna som adress platsen därifrån mötet sänds, i praktiken adressen där ordförande befinner sig. Utöver det är det bra att i kallelsen skriva ut att styrelsen rekommenderar och önskar att alla deltar per distans, i enlighet med rådande covid-19 regler för sammankomster. Om inga regler för sammankomster finns på orten kan mötet självklart arrangeras som normalt. 

Måste kåren kunna erbjuda möjlighet att delta på mötet om medlemmen t.ex. inte har tillgång till elektroniska verktyg för distansdeltagande? 

Ja! Det är bra att nämna i kallelse att kårmedlemmar med låg tröskel skall vara i kontakt med kårstyrelsen om hen upplever att hen inte kan delta i mötet per distans. Då kan kåren tillsammans med medlemmen lösa hur hen lämpligast kan delta. Fundera t.ex. på om man kan låna teknisk utrustning åt medlemmen.  

Tips för ett lyckat distansmöte 

  1. Utbilda deltagarna – erbjud t.ex. möjlighet att testa uppkopplingen i förväg.
  2. Testa tekniken och fundera på hur ni presenterar ärenden och dokument.
  3. Uppmuntra deltagarna att koppla upp sig till mötet 10-15 minuter före själva mötet ska börja. Då hinner ni lösa eventuella problem redan innan mötet kör igång.
  4. Förbered er på att det kan dyka upp problem, till exempel gällande nätuppkoppling.
  5.  Fundera på hur ni fördelar ordet och inkluderar deltagarna i diskussionen. Att ordföra ett distansmöte skiljer sig rätt så mycket från att ordföra ett vanligt möte.
  6. Anvisa deltagarna om mötespraxis före mötet (Hur ska folk ha sina mikrofoner och kameror, hur går namnupprop till, hur ber du om taltur och hur får du taltur).
  7. Förbered en elektronisk omröstning.
  8. Planera hur ni inkluderar mötesdeltagarna.

Viktiga länkar som det kan löna sig att kasta ett öga på: 

Lagen om temporär avvikelse https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2020/20200677 

Patent- och registerstyrelsen: information om stadgeändring https://www.prh.fi/sv/yhdistysrekisteri/rekisteroidylle_yhdistykselle/saantojen_muuttaminen.html 

Texten baserar sid delvis på Susanna ”Sussu” Paavolainens bloggtext ”Lippukunnan vuosikokous etänä – iltakipinä paneutui aiheeseen” (25.2.2021)