Valevenemang

Meddelande till kandidaterna

Redan när ni är idéstadiet och börjar fundera på att planera ett valevenemang online lönar det sig att vara i kontakt med partierna och fråga om de skulle ha kandidater som är intresserade av att delta. När ni tar kontakt med partierna berätta vad förs slags evenemang ni planerar och vilken uppgift kandidaterna kommer att ha under evenemanget. Skicka noggranna instruktioner till kandidaterna som deltar då evenemanget närmar sig. Ge detaljer kring tidtabellen och upplägget av evenemanget. Berätta också vad ni önskar att kandidaterna berättar om sig själv och sitt parti. Förklara också hur ni önskar att de använder kamera och mikrofonen och hur de fungerar. Ge också användarinstruktioner om det program ni använder (t.ex. Teams, Zoom, Google Hangout).

Meddela kandidaterna att det kan vara bra att de kopplar upp sig 15 minuter före evenemanget börjar. På så sätt kan arrangörerna och kandidaterna på förhand se till att allt kring tekniken fungerar och diskutera eventuella oklarheter kring upplägget. Det kan vara bra att redan på förhand berätta åt kandidaterna hur mycket tid var och en har att presentera sig själv. Om varje presentation och programpunkt har en förutbestämd tidsram är det lättare att hålla sig till hela evenemangets utlovade tidtabell. Be kandidaterna ha eventuellt presentationsmaterial (t.ex. Power Point) färdigt på förhand och skicka det till er. Ni kan sinsemellan komma överens på förhand om vem som delar sin skärm, om kandidaten gör det eller arrangören. Men det kan ändå vara bra att ni har tillgång till alla presentationer ifall tekniken börjar krångla.

För att summera, meddela åtminstone följande till de kandidater som deltar:

• Evenemangets tidtabell och kandidaternas roll
• Mötesteknik (chattfunktion, kamera, mick)
• Anvisningar till det mötesprogram ni använder (T.ex. Teams, Zoom, Google Hangout)
• Maxtid på presentationerna
• Vilken tid som de förväntas vara uppkopplade (t.ex. 15 min före evenemangets start)
• Till vem som eventuellt presentationsmaterial ska skickas och deadline för det

Meddelande till deltagarna

Så fort ni har bestämt att ni kommer arrangera ett valevenemang lönar det sig att börja marknadsföra evenemanget. Då får ni också samtidigt en uppfattning om det finns ett intresse för ett evenemang.

Om ni önskar att deltagarna anmäler sig på förhand uppmuntrar vi er att skapa evenemanget och ta emot anmälningar i Kuksa. Via Kuksa kan ni också enkelt kommunicera med deltagarna via e-post. Det lönar sig att öppna anmälan i Kuksa så fort som ni har datum och tid bestämt för evenemanget. I och med anmälan kan ni också fråga deltagarna om det är något speciellt de önskar få ut av evenemanget. En vecka före evenemanget tar plats kan ni skicka ett mejl med instruktioner om allt en deltagare behöver veta för att delta. Till exempel är det viktigt att berätta om evenemangets upplägg, hur man ska göra om man har en fråga och om man ska ha på sin kamera eller mikrofon. Berätta också om det är möjligt att skicka in frågor till kandidaterna på förhand. Förhandsfrågor kan ni t.ex. sammanställa i ett formulär eller så kan ni be deltagarna skicka frågor per mejl till en av arrangörerna. Ge också instruktioner till hur man kopplar upp sig och använder det mötesprogram som evenemanget kommer ta plats i. Det underlättar att delta om man på förhand fått ta del av tydliga användarinstruktioner, t.ex. kan ni länka till plattformens egna instruktioner. Meddela också ifall det går att delta via telefonen eller om man behöver logga in på en dator. Om ni vill kan ni välja en av er som är ansvarig för alla tekniska frågor. Då kan ni sätta den personens kontaktuppgifter i förhandsinformationen och hänvisa deltagarna att ta kontakt med hen om frågor eller problem kring tekniken uppstår.

Anmälningslänken kan ni stänga ett par dagar före evenemanget. Möteslänken kan ni skicka till alla deltagare per mejl via Kuksa efter att anmälan är stängd. Informationen kring evenemanget kan ni även sätta i samma mejl.  

Berätta på förhand åtminstone det här åt deltagarna:

• Evenemangets tidtabell
• Mötesinstruktioner (chattfunktionen, kamera, mikrofon)
• Användarinstruktioner för det mötesprogram ni anävnder (t.ex. Teams, Zoom, Google Hangout)
• Om man kan skicka frågor på förhand och isåfall hur
• Hur man frågor frågor under evenemanget
• Vem man ska kontaka vid frågor eller problem kring tekniken

Det kan vara bra att arrangörerna och kandidaterna kopplar upp sig på möteslänken 15 min före evenemangets start. Så har ni tid att ordna upp eventuella teknikproblem eller oklarheter före deltagarna anländer. Om ni använder Microsoft Teams kan ni ta i bruk lobby funktionen, och manuellt släppa in deltagarna då ni är redo. Ni kan också ställa in funktionen att deltagarna inte kan dela sin skärm. På så sätt minimerar ni risken för eventuella störningar.

Medan ni väntar på att evenemanget ska börja och att deltagarna ska koppla upp sig är det en god idé att dela en presentationsbild där det står välkommen, evenemangets namn och vilken tid programmet börjar. Om ni vill kan ni också på den bilden skriva ut mötesinstruktioner, om man ska ha av sin kamera och mikrofon, hur frågor ställs etc.

Bestäm hur kutymen på online evenemanget ska vara före evenemanget, så att alla i arrangörsteamet följer samma regler och ni på ett klart och tydligt sätt kan förmedla det till alla inblandade i evenemanget (kandidater och deltagare). Vanligtvis hör det till att alla som inte pratar har av sin mikrofon och kamera. Först när en presenterar eller säger något sätter den på sin kamera och mikrofon. Det kan också vara bra att på förhand komma överens om hur talturer delas ut. Är det okej att fråga något närsomhelst under evenemanget? Eller har ni reserverat tid för frågor i slutet av presentationen och ber att alla väntar med sina frågor tills dess? Kom också överens om hur deltagarna ska göra om de frågar en fråga under evenemanget. Ska de skriva frågan i chatten, använda Räck upp handen-funktionen eller bara sätta på sin mikrofon och fråga. Utse gärna en i arrangörsteamet som ansvarar för att hålla koll på chatten. T.ex. kan ni bestämma att den personen läser upp alla frågor eller svarar på frågorna direkt i chatten.

Bestäm också på förhand om ni behöver en konferencier/programledare för evenemanget, det kan vara en av arrangörerna. Personen kan inleda evenemanget, presentera alla kandidater och partier som deltar och berätta vad som händer till näst. Kom också överens om hur presentationerna går till. Ni kan t.ex. göra en power point och be kandidaterna skicka in sin presentation till ett sånt format. På så sätt sparar ni tid om presentationen inte behöver gå från person till person, utan en person säger allt.

Ett tips på en aktivitet är en valtent kring scouternas kommunalvals målsättningar. Be då alla kandidater att sätta på sin kamera. En av er fungerar som presentatör och läser upp en konkret målsättning i taget. Ni behöver inte gå igenom varje mål, välj hellre ut på förhand några mål ni behandlar. När ett mål läses upp, be kandidaterna hålla upp en röd eller grön lapp som uttrycker hens åsikt om målet (röd=jag stöder, grön=jag stöder inte), eller andra färger/metoder ni kommit överens om på förhand. När alla visat sin åsikt kan ni be varje kandidat i tur och ordning att utveckla sin åsikt kring målet.

Det är viktigt att avsluta på ett tydligt sätt. Om ni fortsätter med en ny aktivitet efter det här, t.ex. kandidatbingo, instruera deltagarna vad som kommer ske till nästa och hur följande aktivitet kommer gå till. Om programmet slutar här kan det vara bra att knyta ihop programmet, kom ihåg att tacka alla deltagare och kandidater att de deltagit. Ni kan exempelvis dela en Tack-bild i slutet.

I ett kandidatbingo får deltagarna möjligheten att prata och diskutera med en kandidat i taget. Före evenemanget gör ni ett bingobotten, t.ex. ett 4x4 rutfält. I varje ruta skriver ni olika diskussionsämnen, t.ex. ”gratis utbildning”, ”ungas välmående”, ”klimat”. Planera på förhand hur ni delar ut bingolapparna till deltagarna. Exempelvis kan ni bifoga det som en bilaga i samma mejl som när ni skickar ut möteslänken. Under ett fysiskt kandiatbingo är kandidaterna utplacerade vid varsitt bord och deltagarna kan gå från ett bord till ett annat. I ett online evenemang kan ni skapa en möteslänk för varje parti, mellan vilka deltagarna kan röra sig fritt. Hur ni skapar länkarna beror på vilket program ni använder, men här nedan kan ni läsa om hur man kan genomföra det är i Microsoft Teams. Tanken är att deltagarna ska diskutera om olika ämnen med varje parti. De får kryssa över en ruta då de diskuterat ett ämne som finns på bingolappen med ett parti. Det huvudsakliga målet är inte att deltagarna ska få bingo, utan att de uppmuntras diskutera olika ämnen. Det kan också fungera som en bra konversationsstartare om någon deltagare inte vet vad den ska prata med kandidaterna om.

I Teams kan man skapa olika kanaler/team. Den här funktionen kan ni utnyttja för att göra en kandidatbingo! Skapa först en Teamskanal (alltså en grupp/team) för ändamålet, under en kanal är det sen möjligt att skapa flera underkanaler. Skapa en kanal för evenemanget och skapa sen en underkanal för varje parti som deltar, deltagarna kan sen navigera sig mellan kanalerna. Skapa kanalerna efter att ni stängt anmälan. Läs här hur man skapar kanaler i Teams.

För att skapa ett nytt team måste ni använda teams som skrivbords-app. Bjud sen in alla som anmält sig till evenemanget, man kan sätta till och ta bort medlemmar i teamet via e-post. När teamet är skapat kan ni skapa och namnge underkanaler, namnge underkanalerna enligt de partier som deltar.

Om ni är tillräckligt många i arrangörsteamet kan ni dela upp er så att en person tar hand om ett parti, alltså en underkanal. När kandiatbingot sen börjar startar personen mötet i underkanalen och den personen kan också hjälpa till med att bevaka chatten i underkanalen. Men ni kan också be varje kandidat att starta mötet. Idén med kandidatbingot är att deltagarna fritt kan flytta sig när de vill mellan alla teamen. Om ni vill kan ni be att kandidaterna har fram en presentationsbild, men det är bäst om de inte byter bild eftersom deltagarna fritt får flytta sig mellan teamen.

Det är viktigt att ni ger både kandidaterna och deltagarna tydliga instruktioner om hur det fungerar att flytta sig mellan kanalerna och hur bingot kommer gå till. Ge också instruktioner om ni önskar att kandidaterna har kameran på hela tiden, ska deltagarna också ha det?  Får deltagarna ropa ut sin fråga närsomhelst i det team de befinner sig i? Eller ska de be om taltur i chatten eller via Räck upp handen – funktionen? Det här kan ni informera om både i förhandsinformation och under evenemanget.

Kom ihåg att berätta åt kandidaterna hur länge de ska hålla mötet öppet i underkanalen, eftersom deltagarna fritt får röra sig mellan partierna kan det hända att det emellanåt inte är någon deltagare uppkopplade i en underkanal.

Bestäm på förhand hur länge bingot ska pågå. Annars kan det vara svårt att kommunicera med deltagarna när tiden är slut eftersom de fritt får rotera sig mellan kanalerna. Om ni har en från arrangörsteamet i varje kanal kan ni välja att den personen avsluta mötet och personerna flytta sig tillbaka till huvudmöteslänken.

Bonus: När ni marknadsför evenemanget kan ni locka med deltagare genom att utlova ett pris bland alla som deltar i bingot. Ni kan lotta ut ett pris till alla som deltagit, inte bara de som har fått bingo. Poängen med aktiviteten är inte att deltagarna ska få bingo utan att de diskuterar olika ämnen med kandidaterna.