Föreningsmöten under undantagstillstånd 2020

Våren 2020 i kårerna och att ordna föreningsmöten

Text Mikko Lehtonen, Finlands Scouter. Översöttning: Virve Savoila, FiSSc

Den 17.3 gav Finlands Scouter instruktioner (på finska) till kårerna om att flytta sina vår- eller årsmöten på grund av undantagstillståndet som råder på grund av coronaviruspandemin. Se även FiSSc:s kårinfomejl 1 från den 18.3.

Följande instruktioner ersätter Finlands Scouters ursprungliga instruktioner om föreningsmöten.

Anvisningar för att ordna ett möte under undantagstillståndet

Riksdagen godkände den 24.4.2020 en tillfällig avvikelse från föreningslagen. Den tillfälliga lagen trädde i kraft den 1.5.2020 och gäller till den 30.9.2020. Utgående från den

  • kan scoutkåren ordna sitt uteblivna vårmöte eller det årsmöte som enligt kårens stadgar borde hållas under våren ända fram till slutet av september 2020.
  • kan scoutkårens styrelse besluta att använda sig av ställföreträdare under vår- eller årsmötet. Det betyder att ställföreträdaren kan representera en eller flera medlemmar under mötet. Vid röstning kan en ställföreträdares sammanlagda röstantal vara maximalt en tiondel av hela röstantalet. Ställföreträdaren behöver en fullmakt.
  • kan scoutkårens styrelse ordna vår- eller årsmötet även på distans med hjälp av tekniska hjälpmedel, trots att detta inte nämns i scoutkårens stadgar. Styrelsen bör i möteskallelsen ge tydliga instruktioner för hur det går till att delta i mötet på distans.

Här är ett exempel på hur kåren kan gå till väga med distansmöten

Scoutkåren kan ordna sitt föreningsmöte på distans med något av det flertal digitala verktyg som finns, t.ex. Microsoft Teams. För omröstningar finns det olika digitala verktyg som lämpar sig, bl.a.  Forms. Du hittar flera exempel på användbara digitala verktyg här. Ni kan även ta modell av Scoutrådets tillvägagångssätt på sitt senaste möte och anpassa det till scoutkårens vår- eller årsmöte på distans.

Exempel på instruktioner:

  • På distansmötet används teamarbetsplattformen [skriv ut vilken] och dess diskussionsfunktion. Mötesdeltagarna loggar in i tjänsten [skriv tydliga instruktioner].
  • Punkterna i föredragningslistan behandlas så här [skriv ut på vilket sätt].
  • Ordförande delar ut talturer [skriv ut på vilket sätt].
  • Vid röstning används [skriv ut vilket verktyg som används och hur man gör]. I röstningsformuläret sparas den röstberättigade mötesdeltagarens namn och e-postadress. Röstningsformuläret görs vid behov anonymt, för sluten omröstning. Mötessekreteraren kontrollerar efter röstningen vem som röstat och ber vid behov om en åsikt av dem som avstått från att rösta, och av sådana deltagare som inte lyckats rösta t.ex. på grund av tekniska problem.  Sekreteraren ger en sammanfattning av röstningen till mötets rösträknare, dokumenterar de olika punkternas röstningsresultat i protokollet och bifogar alla röstningsrapporter till protokollet.

FiSSc hjälper vid behov scoutkårerna att ordna sina vår- och årsmöten.

På grund av tekniska orsaker har överflyttningen av scoutkårerna till scouternas digitala arbetsmiljö (Microsoft 365) fördröjts en aning, men scoutkårernas chefstrion får mer information om tidtabellen så fort som möjligt.

Bakgrund till den temporära lagen och info om behandlingsprocessen

Föreningsresursens sammanfattning om vad den tillfälliga lagen innebär för föreningar