Fastställd av förbundsstyrelsen 25.5.2025
Projektplan och projektets budget
Lägerstaben gör upp en projektplan utgående från projektbeställningen. Projektplanen görs i olika etapper, där ett första utkast görs av chefstrion före vårmöte (året innan det planerade lägret). Denna godkänns av förbundsstyrelsen i maj/juni året före lägret. Under året före lägret läggs arbetssätten för lägerprojektet upp i samråd med FiSSc:s fasta organisation. Lägrets målsättningar, mätare och tillvägagångssätt definieras tydligt i projektplanen, men det är ingen detaljerad plan. I början av hösten gör lägerorganisationen upp områdesvisa planer för förverkligandet av lägerprojektet. Dessa uppdateras kontinuerligt under projektarbetets gång och fungerar som stöd för slutrapporteringen.
Budgeten utgör en central del av projektplaneringen. Lägerprojektets alla budgetversioner godkänns av förbundsstyrelsen. Under projektets gång görs fyra budgetversioner. De olika versionerna följer projektets planeringsskeden på följande sätt:
- Innan vårmöte året före lägret – Ett första utkast av budget
- Maj/juni året före lägret – Första budgetversionen
- Oktober året före lägret – Budget med mer detaljerade planer och beaktar olika deltagarscenarier.
- Mars lägeråret – Budgeten uppdateras enligt det bekräftade deltagarantalet och slutgiltiga planer.
Lägrets ekonomi och finansiering
Projektets utgifter täcks av deltagaravgifterna och understöd som projektet sökt och beviljats. Observera att understöd ansöks i samråd med den fasta organisationen.
Projektet får stöd från den fasta förbundsorganisationen med att upprätta samarbeten med externa parter. Projektet stöder Finlands Scouters och Finlands Svenska Scouters etablerade samarbeten och följer de avtal och de förbindelser som finns. Lägerorganisationen ansvarar för att budgetera för projektkoordinatorn.
Projektet har en nollbudget med en riskbuffert på 4 %. Finlands Scouters och Finlands Svenska Scouters finansiella riktlinjer följer bl.a. förbundets finans- och administrationsstadga. Eventuell försäljning och användning av intäkter bör övervägas och planeras noggrant i samråd med fasta organisationen. Kom ihåg att även beakta hållbarhet vid inköp, försäljning m.m. (se mer under rubriken Hållbarhet).
Stöd och samarbete inom förbundet
Lägercheferna ger en lägesrapport på styrelsemöten med jämna mellanrum. Från och med hösten innan lägret deltar lägercheferna på varje styrelsemöte. Lägerstaben och styrelsen har möten i samband med förutbestämda viktiga deadlines (så som vid budgetutkast och större införskaffningar) för att tillsammans kunna utvärdera projektet. Tidtabellen bestäms i samband med projektplanens godkännande.
För att kunna driva gemensamma mål inom förbundet och för att nyttja den fasta förtroendemannaorganisationens kunnande i lägerprojektet deltar representanter från lägerstaben på möten för förbundets förtroendevalda (vårsemi, guldfisscmöte, höstsemi) och på möten för förbundets medlemmar (vår- och höstmöte). Den fasta organisationen och projektet har ett nära samarbete.
För projektet anställs en projektkoordinator, vars anställningsförhållande och arbetsuppgifter fastställs av styrelsen i samråd med lägercheferna. Förbundskansliet stödjer projektkoordinatorn i inskolningen.
Förbundsstyrelsen fungerar som beställare och ytterst ansvariga för projektet. Projektets kontaktperson är en av scoutcheferna.
Utöver den fasta organisationen behöver lägerorganisationen ha ytterligare stödfunktioner. Ett dylikt stöd kan bestå av mentorer eller en styrgrupp. Det extra stödets syfte är att stödja projektledningen utifrån projektbeställningen och den fastställda projektplanen under hela projektets gång. Hur det extra stödet formas diskuteras i samråd med förbundsstyrelsen och lägercheferna.
Projektets ramar och förbundets verksamhetsprinciper
Lägerområdet
Lägerområdet är inte fastställt på förhand. Deltagande kårer ansvarar för att hitta ett lämpligt lägerområde för lägret. Avtal gällande lägerområde undertecknas alltid av de med förbundets namnteckningsrätt.
Projektorganisationen (staben, rekrytering, uppdrag)
Lägercheferna och resterande lägerstab tillsätts av förbundsstyrelsen. Övriga ledare med uppdrag i projektet tillsätts av lägerorganisationen enligt en internt fastställd process. Varje frivillig med uppdrag i projektet ska erbjudas handslag, åtminstone inledande och avslutande. Handslagen hålls enligt FiSSc:s handslagsbotten och ska dokumenteras.
Alla uppdrag som rekryteras för projektet rekryteras transparent och öppet. Projektet följer FiSSc:s linjer för rekrytering och uppdrag, som beskrivs i “rekryterings- och introduktionshandboken” och “rekryteringsverktyget uppdragsbörsen i Kuksa” på FiSScNät . Alla med uppdrag som kräver förhandsplanering ska ha betalat scoutingens medlemsavgift (följer FS riktlinjer).
Inkludering, trygghet och säkerhet
Projektet använder tillgänglighetsstämpeln som ett verktyg i planeringen. Projektet arbetar aktivt för att ingen som hör till lägrets målgrupp inte ska kunna delta i lägret på grund av diskriminering. Alla över 15 år gamla deltagare ska ha avlagt Tryggt Tillsammans-utbildningen. Projektet följer Tryggt-tillsammans anvisningen, bl.a. gällande antalet trygghetspersoner. Riktlinjer för trygghetspersoner i kårerna gäller även på läger.
Projektet följer Finlands Scouters säkerhetsföreskrifter och uppfyller de säkerhetskrav och bestämmelser myndigheter ställer på evenemang. Lägerchefen och säkerhetschefen ansvarar för att säkerhetsplanen och den tillhörande kontakten till myndigheter genomförs. Då säkerhetsplanen görs upp används den kunskap som finns i förbundet samt Finlands Scouters säkerhetsnätverk.
Språk
Projektet genomförs i huvudsak på svenska. Deltagande i projektet såväl som i lägret kan möjliggöras till viss del på finska eller engelska, beroende på deltagandets form.
Hållbarhet
Projektet strävar efter att belasta miljön så lite som möjligt och fungera enligt FN:s mål för hållbar utveckling. Projektet följer förbundets vägkarta för koldioxidneutral scouting, Finlands Scouters instruktioner för hållbara evenemang och projektets klimatavtryck mäts. Projektet ska följa förbundets riktlinjer gällande vegetarisk kost och sträva efter så hållbara inköp och samarbetspartners som möjligt. Med hållbara inköp menas exempelvis i första hand låna, därefter hitta saker begagnat och till sist nya inköp. Projektet ska mäta sitt klimatavtryck genom att fylla i en Talla.
Kansli, kommunikation och grafisk profil
För anmälningar och deltagarregister använder projektet förbundets medlemsregister. Projektets digitala arbetsmiljö är Microsoft M365 och projektet lagras på Sharepoint. Projektet använder Finlands Scouters CRM-register för att hantera externa samarbeten.
Lägerprojektet har en enhetlig varumärkesidentitet. Projektet skapar en grafisk profil för lägerprojektets kommunikation, som är kompatibel med Finlands Scouters grafiska profil. Se mer information om lägret kommunikation i FiSSc:s kommunikationsmanual.
Tack-kultur
Projektet tackar sina frivilliga bland annat genom att ansöka om utmärkelsetecken. Kunskap som fåtts genom projektet synliggörs genom kompetensmärken och/eller intyg över frivilligarbete. Den utökade lägerstaben bär förbundshalsduken under lägerprojektet.
Gällande styrdokument
Lägerprojektet förverkligar för egen del förbundets tillväxtplan och verksamhetsplan.
Projektet följer FiSSc:s ekonomi- och administrationsstadga, instruktioner för hur evenemang ordnas, och använder existerande system för ekonomihantering. Deltagaravgift uppbärs åtminstone av alla över 3 år fyllda deltagare på lägret. Projektet använder ett stipendiesystem enligt en gemensam riktlinje för FS, FiSSc och övriga distrikt, för att stödja deltagande oberoende av ekonomiska förutsättningar.
Projektet följer gällande styrdokument som besluter om förbundets verksamhet. Utöver de redan nämnda beaktar projektet särskilt Scoutingens strategi, FiSSc:s jämlikhetsplan, Finlands Scouters etiska regler för samarbeten.
Projektet dokumenteras, utvärderas och arkiveras för framtiden. Projektet avslutas då slutrapporten har godkänts av styrelsen.
