Bättre kommunikation i kåren

Kommunikation inom kåren
För att informationsgången i kåren skall fungera måste medlemmar och föräldrar i tid få veta vad som händer och vad som förväntas av dem. Om ledarna är välinformerade och vet vilka evenemang och projekt som försiggår i kåren kan de också enkelt och snabbt svara på frågor. För att skapa en trygg atmosfär där alla kan känna sig delaktiga är öppenhet viktigt, alla skall ha möjlighet att på ett lätt sätt få reda på information som är viktig just för dem. Om informationsatmosfären i kåren är öppen känns det också lättare att ställa frågor och komma med förslag.

Om man som ledare inte vet alla fakta om t.ex. ett evenemang är det helt ok att vänta med att ge ut detaljuppgifter - viktigt är ändå att man informerar om det man vet om så fort som möjligt. Om ingen information ges uppstår lätt missuppfattningar och onödiga spekulationer.

Gör upp en infoplan

Ju fortare du kan informera om kårens program eller eventuella ändringar i det, desto bättre. Efter att årets verksamhet bestämts lönar det sig därför att inom kort tid sätta sig ner och fundera på hur ni skall informera era medlemmar och kanske också utomstående (t.ex. media, kommunen eller andra samarbetspartners).

Börja med att skriva ner de händelser ni vet att kommer att ordnas under året, t.ex. hajker, basarer, läger, kalenderförsäljning, julfest. Fundera sedan på hur ni kommer att informera om händelserna, vem ni vill informera, vem som informerar och när man senast måste informera för att de som har en uppgift skall hinna reagera och göra saker inom önskad tid. Tänk också på att folks kalendrar fort fylls. Ju tidigare på året ni vidtalar folk, desto större chans att de kan delta.

Olika informationskanaler

Hur du informerar beror på den typ av information som du skall ge ut. Tänk på vem du kommunicerar med och anpassa ditt språk efter det. Förklara vad du menar på ett så enkelt och tydligt sätt som möjligt, oberoende av målgrupp. Ju längre och krångligare budskap, desto större risk för att det uppfattas fel.

Då du vill informera föräldrar är det klokt att göra detta skriftligt – antingen genom brev eller e-post. Specifik information gällande t.ex. utfärd, hajk läger etc är bra att ge skriftligt. Självklart kan du också nämna saker på möten, sms och i telefonsamtal men om det gäller information du vill vara alldeles säker på att når föräldrarna är det bäst med skriftliga meddelanden, gärna så att du får en bekräftelse på att infon verkligen nått föräldrarna, man kan t.ex.be barnen ta med info-lappen till nästa möte försedd med föräldrarnas underskrift.

Eftersom kårens webbplats kan fungera som en ypperlig kommunikationskanal är det viktigt att regelbundet uppdatera webbsidan så att den ger aktuell och korrekt information. Tänk gärna på vem ni vänder er till då din sätter in material på sidan, scoutslang och svårförståeliga scouttermer stänger folk ute. Använd därför ett så lättförståeligt språk som möjligt. Intressant information kan också locka dem som rör sig på webben att ta kontakt att vilja prova på scouting. En aktuell och intressant webbsida kan alltså också fungera som rekryteringskanal!

Scoutposten

Skall ni göra eller har ni gjort något roligt? Berätta gärna för andra vad ni gjort! Kanske någon annan kår sitter med fullständig idétorka gällande något evenemang medan ni har det perfekta konceptet? Det vore väl synd! Scoutposten görs av frivilliga scouter runt om i Svenskfinland. Utan era bidrag finns inte tidningen − skriv alltså och berätta om era evenemang, idéer, tips och verksamhet.

Extern kommunikation
Syftet med extern information är att tala om att man finns och berätta vad man gör. På så sätt kan man öka allmänhetens medvetenhet om ens existens och förhoppningsvis också rekrytera nya medlemmar till verksamheten.

Alla enskilda scouter är viktiga då det gäller marknadsföring: varje gång du möter någon och förmedlar en bild av dig själv och om du är scoutklädd förmedlar du inte bara en bild av dig själv utan också av scoutingen − vad vi är, gör och står för. Vid varje sådant möte har du chansen att visa vilken bra verksamhet du är med i och hur mycket roliga och viktiga saker vi gör.

Bjud in media

Media är ett bra sätt att nå ut till allmänheten. Lokaltidningarna, radio och TV letar ofta efter spännande teman att göra reportage på. Kanske någon av er känner en journalist ni kunde kontakta? Ring upp medierna och fråga om de skulle vara intresserade av att komma och skriva/göra en artikel med er. Förbered vad ni vill säga och försök att undvika ”svåra” scoutord. Förbered gärna också olika alternativ för fotograferingen.

Om tidningen har intervjuat er har ni rätt att läsa igenom artikeln innan den går i tryck. Ni har rätt att korrigera sakfel. Efter att journalisten gjort artikeln, ring och tacka. Det skapar goda relationer och minskar tröskeln för media att ta kontakt med er på nytt!

Grafisk profil
En grafisk profil upprättar man för att ge en organisation ett proffsigt och enhetligt utseende. Du vet väl om att er kår kan få scoutloggan med er kårs namn under? Mer information om logtypen och den grafiska profilen för Finlands Svenska Scouter r.f. hittar du här.

Krisinformation

Varje kår och evenemang bör ha en färdig informationsplan för krissituationer. Det är viktigt att rätt information når de inblandade och att man undviker ryktesspridning. Berätta det som är relevant och håll dig till fakta. Anta inte någonting, spekulera eller ljug inte. Uppge inte namn eller hälsotillstånd.

Om krisinformationen sköts på ett bra sätt kan tilltron till en organisation t.o.m. stärkas. Kom därför ihåg att berätta saker som att säkerhetsbestämmelserna följdes, scouterna agerade korrekt och att det värsta kunde undvikas. Läs mer om Krisinformation.

Vid en större kris skall du alltid meddela Finlands Svenska Scouter r.f. om vad som skett.

Det lönar sig att informera även om mindre tillbud som hänt t.ex. på läger. Det är bättre att föräldrarna informeras på ett sakligt sätt av lägerledningen om det skedda än att de får höra historien återberättad av (eventuellt upprörda) deltagare. 

Modellbrev

02.08.200X, Scoutkåren Kåren r.f.

Till scoutens hem

Under vårt sommarläger 27.7-2.8 skedde en olycka då en av våra lägerdeltagare ramlade utför ett berg. Pojkens scoutkamrater tillkallade genast ledare som omedelbart påbörjade första hjälpen. Pojken som utan lov begett sig iväg utanför lägerområdet drabbades av hjärnskakning och fördes till Ekenäs kretssjukhus för fortsatt vård. Han har nu fått lämna sjukhuset och mår bra.

Många scouter blev skrämda av det skedda men handlade exemplariskt genom att följa säkerhetsföreskrifterna och tillkalla ledare. Första hjälpen övas regelbundet i kåren och ledare med första hjälpenkunskaper finns alltid närvarande på läger. De regler lägerledningen gjort upp gällande lägerdeltagarnas säkerhet gås igenom med lägerdeltagarna dagligen under lägret och det är av största vikt att deltagarna följer dem.

Om du har frågor gällande det skedda, ring kårchef Anna Anderson, tfn xx.

Mer tips gällande kommunikation hittar du t.ex. på de svenska scouternas webbplats. På finska finns information t.ex. på Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry:s webbplats eller Hämeen Partiolaiset ry.

Tips: Skicka per post ett infobrev till kårens alla medlemmar i början av terminen och berätta om vilka evenemang kåren har under terminen och när de infaller. Berätta när och var mera info finns att få. Skriv in vem som är ansvarig för respektive evenemang och sätt med en lista på kontaktuppgifter så att föräldrar kan ta kontakt med den ansvariga ledaren om de har frågor.